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第一讲如何学****Excel
我经常会碰到学生问这样的问题:“我对Excel很感兴趣,可是不知道从何学起?”,“有没有什么方法能让我快速成为Excel高手?”,“你们这些高手是怎么练成的?”……这样的问题看似简单,回答起来却远比解决一两个实际的技术问题复杂得多。
到底有没有传说中的“成为Excel高手的捷径”呢?回答是:有。
这里所说的捷径是指,如果能保持积极的心态,正确的方法和持之以恒的努力,并且主法挖掘学****资源,那么就能在学****过程中尽量不走弯路,从而用较短的时间去获得较大的进步。千万不要把这个捷径想象成武打小说里面的情节——某某凡人无意中得到一本功夫秘笈看成学****资源的话,虽然优秀的学****资源肯定存在,但绝对没有什么神器能让新手在三两天里一跃而成为顶尖高手。
下面,从心态,方法两个方面来详细讨论如何成为一个Excel高手。
1-1积极的心态
能够愿意通过读书来学****Excel的人,至少在目前阶段有学****的意愿,这点是值得肯定的。我们见到过许多Excel用户,虽然水平很低,但从来不会主动去进一步了解和学****Excel的使用方法,更不要说自己去找些书来读了。面对日益繁杂的工作任务,他们宁愿加班加点,也不肯动点脑筋来提高自己的水平,偶尔闲下来就上网聊天、逛街、看电视,把曾经的辛苦都抛诸九宵云外去了。
人们常说,兴趣是最好的老师,压力是前进的动力。要想获得一个积极的心态,最好能对学****对象保持浓厚的兴趣,如果暂时实在是提不起兴趣,那么请重视来自工作或生活中的压力,把它们转化为学****的动力。
下面罗列了一些Excel的优点,希望对提高学****积极性有所帮助。
(1)Excel是个人电脑普及以来用途最广泛的办公软件之一,也是Microsoft Windows平台下最成功的应用软件之一。说它是普通的软件可能已经不足以形容它的威力,事实上,在很多公司,Excel已经完全成为了一种生产工具,在各个部门的核心工作中发挥着重要的作用。无论用户身处哪个行业、所在公司有没有实施信息系统,只要需要和数据打交道,Excel几乎是不二的选择。
Excel之所以有这样的普及性,是因为它被设计成一个数据计算与分析的平台,集成了最优秀的数据计算与分析功能,用户完全可以按照自己的思路来创建电子表格,并在Excel的帮助下出色地完成工作任务。
如果能熟练使用Excel,就能做到“一招鲜,吃遍天”,无论在哪个行业哪家公司,高超的Excel水平都能在职场上助您成功。
(2)在电子表格软件领域,Excel软件唯一的竞争对手就是自己,基于这样的绝对优势地位,Excel已经成为事实上的行业标准。因此,您大可不必花时间去注别的电子表格软件。即使需要,以Excel的功底去学****其他同类软件,学****成本会非常低。如此,学****Excel的综合优势就很明显了。
(3)Excel一向具有良好的向下兼容特性,特别是自97版本进入成熟期以来,历经9年时间3个版本的升级,每一次升级都能带来新的功能,但都几乎可以不费力地掌握这些新功能并同时沿用原有的功能。而且,这4个版本的功能有99%的部分都是通用的,文件格式也可以完全通用。
所以,无论你现在正在使用哪个版本的Excel,都不必担心现有的知识会很快被淘汰掉。从这个角度上讲,把时间投资在学****Excel上,是相当保值的。
(4)在软件行业曾有这样一个二八定律,即80%的人只会使用一个软件的20%的功能。在我们看来,Excel远不止于此比例,它最多只有5%的功能被人们所常用。为什么另外95%的功能都没有被使用上呢?有三个原因:一个根本不知道还有其他的功能;二是知道还有别的功能,不知道怎么去用;三是暂时用不上。很难说清楚这三种情况的比例,如果属于前两种情况,那么请好好地继续学****先进的工作方法一定能带给你丰厚的回报,无数的人在学到某些对他们有帮助的Excel技巧后会感叹,“这一下,原来要花上几天的工作,现在只要几分钟了……”
如果您属于第三种情况,嗯,您真的认为自己属于第三种情况吗?
1-2正确的学****方法
学****任何知识都是讲究方法的,学****Excel也不例外。正确的学****方法能使人不断进步,而且是以最快的速度进步;错误的方法则会让人止步不前,甚至失去学****的兴趣。没有人天生就是Excel专家,下面总结了一些典型的学****方法。
(1)循序渐进
我们把Excel用户大致分为新手、初级用户、中级用户、高级用户和专家5个层次。
对于Excel的新手,我们建议先从扫盲做起。在这个过程里面,学****者需要大致了解到Excel的基本操作方法和常用功能,如输入数据,查找替换,设置单元格格式,排序、汇总、筛选和保存工作簿。如果学****者有其他的应用软件使用经验,特别是其他Office组件的使用经验,这个过程会很快。
但是要注意,现在任务只是扫盲,不要期望过高。千万不要