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凭证的装订
主讲:罗秀珍
根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神,记账凭证登记完毕后,应当按照分类和编号顺序保管,不得散乱丢失。为此,必须对会计凭证进行装订,其要求是:记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明应填列的内容,由装订人在装订线封签处签名或者盖章。
一、会计凭证装订前的准备
1、对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样,有时前者大于后者,有时前者小于后者,这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理,以便下一步装订成册。
2、对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证,可按记账凭证的面积尺寸,先自右向后,再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来,以便装订后,还可以展开查阅。
3、对于纸张面积过小的原始凭证,一般不能直接装订,可先按一定次序和类别排列,再粘在原始凭证粘贴上。证票应分张排列,同类、同金额的单据尽量粘在一起;同时,在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证,可以将票面票底轻轻撕开,厚纸板弃之不用。
4、对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证,可先用回形针或大头针别在记账凭证后面,待装订时再抽去回形针或大头针。有的原始凭证不仅面积大,而且数量多,可以单独装订,但在记账凭证上应注明保管地点。原始凭证附在记账凭证后面的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致,不应按原始凭证的面积大小来排序。会计凭证经过上述的加工整理之后,就可以装订了。
二、会计凭证的装订方法
1、定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序,外加封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签。
2、在封面上,应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数,以及记账凭证和原始凭证的张数,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。
3、如果采用单式记账凭证,在整理装订凭证时,必须保持会计分录的完整。为此,应按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订。
4、对各种重要的原始单据,以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
5、汇总装订后的会计凭证封面如表所示: 会计凭证封面凭证种类: XX年度本月共册之第册本册号数: 自号起至号本册日期: 自月日起至月日止单位名称: 会计主管: 会计: 装订:
6、会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅,所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说,一本凭证,,太厚了不便于翻阅核查,太薄了又不利于戳立放置。。
7、凭证装订册数可根据凭证多少来定,原则上以月份为单位装订,每月订成一册或若干册。
8、有些单位业务量小,凭证不多,把若干个月份的凭证合并订成一册就可以,只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。
9、为了使装订成册的会计凭证外形美观,在装订时要考虑到凭证的整齐均匀,特别是装订线的位置,如果太薄时可用纸折一些三角形纸条,均匀地垫在此处,以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。
三、会计凭证装订操作的具体步骤 1、装订凭证需用的工具
小电钻
线绳
中号针
剪刀
胶水
2、整理好凭证用铁夹固定好
所有的凭证要摸平对齐整理好
3、对于大的原始凭证要折叠成跟记帐凭证一样面积尺寸(折叠时应注意把凭证的左上角或左侧面让出来,以便装订后,还可以展开查阅)。
折叠上来的原始凭证不能到装订线