总经办行政工作流程.doc

总经办行政工作流程
总经办行政管理的主要工作内容:执行办公设备、公共设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的控制交纳;执行突发事件处理;执行后勤管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。
执行办公用品及日常用品的采购、发放管理
每月25日总经办要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经主管审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。要作好物品出、入登记,每月盘存,确保帐物相符。
主管审批
请购计划单
部门申请
查看库存
月末盘存
出入登记
检查验收
物品采购
定期询价议价
监督检查
帐物相符
执行固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有固定资产经及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。对于资产管理不当,帐物不符,应进行相应处罚。
核对帐务
每月盘存
建立台帐传单
资产分类
执行各部门基础设备、设施维修管理
总经办负责根据维修要求协调或外请技术员维修、对维修全过程进行监控;各部门对维修质量监督、确认。所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态;对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。
记录备案
检查验收
维修结束
安排维修
维修申请
执行文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点,做好系统编目、使用传阅控制、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。
装订成册存档
立卷归档
分类整理编号
文件、资料收集
传阅、使用控制
文件资料收发、传真管理
各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。
传真往来
准确记录
上传下达
文件资料的收发
行政审阅
档案室留底备案
执行各种费用的支付、控制
按时申请、交纳、控制公司各项费用,例如:电费等;并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工用的正常开展。
部门主管审批
申请审批资金
统计各项所需缴纳费用
归档登记管理
支付各项费用
领导审批签字
执行处理突发事件
公司各种突发事件出现后,总经办在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报,但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时,应把握有利原则,要充分维护公司或员工的集利益,树立良好的公司整体形象。
及时汇报领导
主要情况收集
突发事情出现
处理结果汇报
妥善解决处理
减少