设计项目文档管理制度——某设计公司.doc

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项目文档管理制度
一目的:规范项目文档管理制度,方便项目文档的检索查阅。
二适用范围:所有以“项目审批单”“工作通知单”下达项目部的项目的文档,包括设计项目、加工/采购类项目等。
三具体操作办法
1 纸介文件
项目审批单及进度表
项目经理在项目启动后,将其复印相应份数,分发给至各职能部门负责人;并将其原件交部门文员处统一存档。
阶段确认单
阶段确认单经客户签署回传后,项目经理复印一份存至项目档案袋,另一份存交至部门文员处统一存档;并将项目确认的信息传达项目组所有成员;
、传真
项目经理将其交保存至项目档案袋中,存放的同时,在项目档案袋中的“项目文档清单”中添加该文件的名称,以此作纳案记录。
请购单
项目经理督促《请购单》的签署及合法性,OK后提交市场部文员录入电子档信息,后再将请购单交采购工程师签署。采购工程师完好备份请购单。
档案夹
项目过程档案由项目经理保存,但项目审批单、进度表及沟通纪要等与设计人员有直接关联的纸介文件需复印给对应负责人。
项目经理负责项目资料的完整性;保存形式为档案夹。保存的资料有项目审批单、项目组成员表、项目启动会议纪录、客户沟通纪录、ID确认单、输出签署表、样机评审报告、阶段确认单、经签署的开模文件(表面处理文件、丝印文件、加工分类表)设计变更单等到其他相关过程资料。
2 电子档文件需备份
需备份的电子文件包括:ID过程文件、最后确认的ID效果图、表面处理/丝印文件、详细3D结构文件、详细2D结构文件、加工分类表、装配料单表修改模资料等。
ID方案:目前由客服人员
备份时间:项目经理每周须对项目的阶段文件整理、更新一次。项目经理每周将电子档文档备份至公司服务指定目录下,
备份目录格式:
: XXXX年项目文档备份/手机项目及其他项目;该目录在项目内部共享。
“手机项目