项目管理之项目沟通管理.doc

项目管理之项目沟通
在项目管理的进行过程中,经常用到的一种能力是沟通。项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一,是指在项目过程中为实现项目目标而进行的各种不同方式和不同内容的信息交流活动,包括确保信息及时、恰当地生成、收集、分发、储存、检索以及最终处置所必须的各个过程。旨在为保证各项目干系人(包括项目团队、关系人、客户及发起人)及时得到信息并对信息做出相应的反应。项目中的沟通方法也是丰富多彩的,最普遍使用的方法主要有:口头沟通、书面沟通、会议沟通和非正式沟通。
项目沟通几乎贯穿于项目的每个环节,有效的沟通管理促成项目的成功,各项目干系人都应明白沟通会对项目产生怎样的影响,良好的沟通是做好项目管理工作、更好的实现项目目标的重要前提。可以说沟通的成败将决定整个项目的成败。所以项目沟通在项目管理中发挥了重要的作用,具体来说,主要表现在以下几个方面:
1、沟通是决策和计划的基础。项目班子要想做出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息作为基础。
2、沟通是组织和控制管理过程的依据和手段。只有通过信息沟通,掌握项目班子内部的各方面情况,才能为科学管理提供依据,提高项目班子的组织效能。
3、沟通是建立和改善人际关系是必不可少的条件。信息沟通,意见交流,将许多独立的个人、团体、组织贯通起来,成为一个整体,减少人与人的冲突,改善人与人,人与班子之间的关系。
4、沟通是项目经理成功领导的重要手段。项目经理是通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟通不畅,下级人员就不能正确理解和执行领导意图,项目就不能按经理的意图进行,最终导致项目混乱甚至项目失败。
5、有效的沟通可以减少管理成本。项目管理中的沟通是有成本的,项目的管理有效性取决于项目管理的沟通成本,而沟通成本一般取决于项目管理组织设计中项目管理的协作性,也就是说取决于项目成员之间的沟通意愿和沟通能力。
在项目沟通过程中,沟通双发都希望信息能够清晰、完整、无歧义地发送和接收。但是,项目沟通的效果会受到多种因素的影响,主要包括以下几个方面:
1、发送者的信息编码能力。
2、信息传递过程。
3、接收者的信息解码能力。
4、信息反馈。
5、信息干扰和信息障碍。
同时由于各种原因,在沟通过程中不可避免地存在一些沟通障碍或沟通干扰。这些沟通障碍主要可以分为沟通个体障碍、沟通环境障碍、沟通决策障碍三大类。
沟通个体障碍主要来自于沟通个体自身,包括语言文字的表现能力和理解能力障碍、选择性知觉以及心理因素等。
沟通环境障碍主要包括项目环境内部障碍、项目外部环境障碍、噪音干扰。
沟通决策障碍主要包括沟通的时机选择不当、沟通方法和渠道选择不当、沟通的信息和想法尚不完备。
而项目需要充分的沟通,以达到明确的项目目标、清晰的工作职责、明晰的项目需求等。
所以我们必须克服这些沟通障碍和各种因素的影响,进行有效的沟通。其方法主要有:
1、要进行信息的追踪和反馈。
2、使用恰当的语言和词汇,积极使用非语言性的提示。
3、正确的对待沟通。
4、合理的选择沟通方式和沟通环境。
5、正确的选择沟通时机和营造沟通氛围。
6、沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼于未来。
7、要学会"倾听"。
要明确沟通的目的。
另外,由于冲突是项目所具有的特定结构的必然产