国家行政机关公文格式条文释义.doc

国家行政机关公文格式条文释义
目录
1 范围 3
(1)内容范围 3
(2)适用范围 3
(3)特定范围 4
2 引用标准 4
3 定义 5
字 Word 5
行 line 5
4 公文用纸主要技术指标 5
5 公文用纸幅面及版面尺寸 7
公文用纸幅面尺寸 7
公文页边与版心足寸 7
6 公文中图文的颜色 10
7 排版规格与印制装订要求 10
排版规格 10
制版要求 10
印刷要求 10
装订要求 11
8 公文中各要素标识规则 12
眉首 14
公文份数序号 14
秘密等级和保密期限 15
紧急程度 16
发文机关标识 16
发文字号 19
签发人 21
主体 22
公文标题 22
主送机关 23
公文正文 23
附件 24
成文日期 25
公文生效标识 26
附注 30
版记 31
主题词 31
抄送机关 31
印发机关和印发日期 32
版记中的反线 33
版记的位置 33
9 页码 34
10 公文中表格 35
11 公文的特定格式 36
信函式格式 36
命令格式 37
会议纪要格式 39
12 式样 40
国家行政机关公文格式条文释义
1 范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。
使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。
(1)内容范围
内容范围只涵盖国家行政机关公文(以下简称“公文”)格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则,并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学****br/>(2)适用范围
本标准适用于国家各级行政机关的公文,其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。
(3)特定范围
《办法》规定,少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写****惯与汉字不同,执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。
2 引用标准
下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 148-1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
在本标准中引用的国家标准GB/T 148-1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》,主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸,在一般的公文用纸中,主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO 218等同采用过来的,因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中,公文用纸的纸型为A4型,即幅面尺寸为210mm×297mm,并规定各裁边的误差为±3mm。因此GB/T 9704-1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB/T 148-1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。
3 定义
本标准采用下列定义。
字 Word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
行 line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行;公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
在本标准中为确定公文中各项要素的位置,就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此,对于公文的横向描述形式就是“字”,纵向描述就是“行”。在这两项定义中,“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7/8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。
4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,~。
由于公文的特殊地位,一方面要考虑其外观严肃、庄重,另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求,因此对公文用纸的技术指标