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国家行政机关公文格式条文释义国家行政机关公文格式条文释义本尺度划定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本尺度合用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文,其格局可参照本尺度按有关划定执行。本章划定了尺度的内容范围、合用范围和特定范围。(1) 内容范围内容范围只涵盖国家行政机关公文(以下简称“公文”)格局中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则, 并不是公文格局的全部范围。对公文格局的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格局的要求与本尺度结合起来学****2) 合用范围本尺度合用于国家各级行政机关的公文,其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。(3) 特定范围《办法》划定, 少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。因为少数民族文字的字体、字型和书写****惯与汉字不同,执行本尺度在某些地方可参照本尺度另行划定。 2 引用尺度 GB / T148 — 1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸在本尺度中引用的国家尺度 GB / T148 — 1997 《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》,主要划定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸, 在一般的公文用纸中, 主要是采用印刷纸和书写纸。因为该尺度是根据国际尺度 ISO218 等同采用过来的,因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际尺度一致。在 A 系列纸型中,公文用纸的纸型为 A4 型,即幅面尺寸为 210mm × 297mm ,并划定各裁边的误差为土 3mm 。因此 GB / T9704 一 1999 《国家行政机关公文格局》中划定的公文用纸幅面尺寸的依据就是 GB / T148 — 1997 《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。 3 定义本尺度采用下列定义。 Word 标识公文中横向间隔的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 line 标识公文中纵向间隔的长度单位。本尺度以 3 号字高度加 3 号字高度 7/8 倍的间隔为一基准行;公文标题以 2 号字高度加 2 号字高度 7/8 倍的间隔为一基准行。在本尺度中为确定公文中各项要素的位置, 就需要对公文的纵向和横向的定位给出同一的划定。为此,对于公文的横向描述形式就是“字”,纵向描述就是“行”。在这两项定义中, “字”指的就是汉字的横向间隔。一“行”的概念(除2 号标题外) 指的是 3 号字高度加其 7/8 倍的间隔。因此在尺度中所指的一行就是一个固定的数目单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐正确地将公文中的任何一个要素加以定位。 4 公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为 60g /m一 80g / m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为 85 %一 90 %,横向耐折度≥ 15 次,不透明度≥ 85 %, pH 值为 —。因为公文的特殊地位, 一方面要考虑其外观严厉、庄严, 另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保留的要求,因此对公文用纸的技术指标必需作出相应的划定。公文用纸的质量为 60g / M2 — 80g / m2 的胶版印刷纸或复印纸,是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济前提相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于 60g /m2 的胶版印刷纸, 一般公文用纸可以采用 70g / m2 的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于 80g / m2 的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的划定避免了一刀切的做法, 各使用单位可根据自己的情况详细把握, 只要不低于下限或不高于上限均是符合尺度的。公文用纸纸张白度是根据与 A 等书写纸和胶版印刷纸相关的国家尺度和行业尺度关于纸张白度的指标, 进行分析总结得来的。纸张白度假如过低, 看上去纸张较黑, 犹如报纸一般,很不庄严;纸张白渡过高,反光度加大,看上去晃眼,特别是在晚间,纸张白渡过高, 对视力影响很大,时间长了很不惬意。[Page] 横向耐折度≥ 15 次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆,必需保证一定的柔韧性。由于良多公文需要在较多的层次传阅流转,假如公文用纸过脆,没看几回纸张就发生断裂,使公文不能完整地保留,将直接影响公文效力的施展。不透明度≥ 85 %是为了保证公文不使用透明渡过高的纸张。假如公文用纸的透明渡过高,在正反两面所印的文字就会泛起相互洇透,看上去文字很花很乱,导致印制质量不高, 影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。 pH 值为 — 是根据国家档案局制定的行业尺度 DA / T11 一 1994 《文件用纸耐久性测试法》中的相关划定确定的。这项行业尺度划定,存档时间在 200 年以上的一般耐久纸,其用纸的 pH 值应为 7. 5— 。出于公文将作