ADM-09前台管理规定.doc

行政前台工作职责
1 行政前台接待
1. 1接待来访者
接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。

若有咨询者来访,应及时请业务部门或客服的人员来协助接待。
 接听转接电话
前台是总机电话,一般电话打进后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接。

若在前台接到咨询电话,若对方不明确自己的应该找谁,可根据咨询内容将电话转接至相关部门。
 接待推销人员
上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转谢绝其进入集团,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知希望他们在公司休息时,如午餐时间、下班时间等再来。


目前一直在联系的是“XXX快递公司”,联系人:“XXXX”联系电话:XXXXXXXXX,“XXXX快递公司”会在得到通知后,到集团来收取快递物件,集团快递费由集团统一支付,月底根据快递台帐进行分担。

物业公司名称为XXX物业管理公司,物业可为集团提供的服务包括:室内的电源安全管理;锁具的维修;信件的代收;电费的收取(每月会先送一次电费账单,用电费账单填写费用申请单并由主管签字后交给财务,财务缴费后查收电费发票交给财务);
 电话安装
       行政部信息数据处负责安排集团内部的电话,改线、新电话的申请等,具体的程序集团OA上有流程,只需记录杨俊电话即可,若产生费用,填写费用申请单给财务,向财务申请费用支付。联系电话:9090

       我们常联系的送水公司有一家“  XXXXX ”一桶水XX元,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶,拿走空桶“XX”个即可。每到月初时结账,填写费用申请单向财务申请费用支付即可。
 预订机票
        集团需外出人员的机票的预订的工作,常联系航空售票处为“”送票员XXXX,预订电话:XXXXXXXXXXX,机票主要是XXx老出差最多,要即时查询,最快的时间内确定,机票折扣浮动较大,错过很容易出高价票,一旦查好合适折扣,需准确出票,现在国内航班全部可以使用电子客票,只需让售票处确定好机票后把确认信息发到前台工作人员手机上,再由工作人员发至出差人员手机上以确认,外出人员即可带有效证件,去机票柜台直接办理登机手续。与售票处结款可以不用着急,收到电子客票报销联后填写费用申请单交与财务,并用申请下来的款项支付机票款即可
2  行政前台与各部门的沟通

 每月月底名片款,缴款事项
月底25日之前将本月内所有名片款上缴财务,同时附“名片制作明细表”一份,以备财务查阅。
 每月月底公司用IC公交卡事项
月底25日之前将本月内集团用IC公交卡使用情况制作成表,以备财务查阅。
,填写费用申请单交由财务,核准给付。
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与业务部的沟通
   为业务同仁服务:
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