档案管理制度档案管理制度办法(精编版).docx

该【档案管理制度档案管理制度办法(精编版)】是由【铜锣1】上传分享，文档一共【4】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【档案管理制度档案管理制度办法(精编版)】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。档案管理制度（精编版）
××单位制发
2025年×月×日
目录
1. 第一章 总则
2. 第二章 组织与职责
3. 第三章 归档范围与整理
4. 第四章 电子档案管理
5. 第五章 保管与利用
6. 第六章 安全与保密
7. 第七章 附则
8. 附件1：档案分类方案与保管期限表
9. 附件2：档案移交接收登记单
第一章 总则
第1条 为规范单位档案管理，维护档案的完整与安全，便于档案的利用，依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）制定本制度。
第2条 本制度所称四性保障（指电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性）是指确保电子档案在长期保存过程中能够被准确识别、读取和利用的核心指标。
第3条 本制度适用于单位各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等活动。
【实务提示】 制度是基础，但落实是关键。各单位在执行初期应重点排查电子档案的归档入口，确保不符合要求的文件一律不入库。
第二章 组织与职责
第4条 单位分管档案工作的领导必须对本单位档案工作负全面领导责任，负责审定档案工作规划、预算及重大奖惩事项。
第5条 档案部门负责人是档案工作的直接责任人，必须组织建立档案管理制度，监督业务部门完成归档任务，确保档案实体与信息安全。
第6条 业务部门负责人是本部门文件材料形成、积累、整理和归档的第一责任人，必须指定专兼职档案员负责具体执行，确保归档质量。
第7条 专兼职档案员必须严格按照本制度规定，负责收集、整理、鉴定、统计及保管本部门档案，并对接档案部门进行移交。
【实务提示】 责任划分不清是档案管理最大的隐患。业务部门负责人切勿认为“档案是档案员的事”，源头控制才是归档合格率的保障。
第三章 归档范围与整理
第8条 档案归档范围必须全面覆盖单位各项职能活动，重点包括行政公文、会议记录、人事管理、财务审计、业务合同及重要活动纪实。
第9条 档案整理必须遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科学，排列有序，便于保管和利用。
第10条 归档文件材料必须书写工整、字迹清晰、图样清晰、签署手续完备，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久字迹书写。
【实务提示】 归档前务必进行“回头看”，检查文件页码是否连续、签名盖章是否齐全，避免因“细节瑕疵”导致档案退回重整。
第四章 电子档案管理
第11条 形成的电子文件必须采用符合长期保存标准的双套制（指纸质文件与电子文件同时归档保存）方式进行归档，确有特殊情况必须经分管领导批准。
第12条 电子文件归档前必须进行格式转换，统一采用OFD或PDF/A格式，严禁直接以Word、WPS等编辑格式作为最终归档格式。
第13条 电子文件归档必须同步捕获元数据，包括创建时间、修改时间、作者、版本号、业务背景等，确保电子档案内容与背景信息的关联。
第14条 档案管理系统必须具备日志记录功能，所有档案的查询、下载、修改、删除操作必须全程留痕，不得删除或篡改操作记录。
第15条 电子档案存储介质应至少每年进行离线备份（指将数据复制到脱离计算机系统的存储介质上），频次不得少于2次，且必须进行异地异质备份。
第16条 档案管理系统应与单位业务系统实现数据接口对接，确保业务系统产生的数据能够自动或半自动导入档案库，减少人工干预。
【实务提示】 电子档案的“死穴”在于格式。一旦格式过时或损坏，元数据再丰富也无济于事。务必在归档前强制执行格式转换。
第五章 保管与利用
第17条 档案库房必须符合“八防”要求（防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防静电），实行“三区一分开”（档案库房、整理室、阅览室分开）。
第18条 档案利用必须遵守借阅制度，借阅纸质档案需办理登记手续，严禁涂改、勾画、抽换、损毁档案材料，严禁将档案带出库房。
第19条 档案部门必须定期对档案进行鉴定，对保管期限已满的档案，必须编制销毁清册，经审批后由二人以上监销，严禁擅自销毁。
【实务提示】 库房温湿度是“隐形杀手”。建议安装自动温湿度控制设备，并建立每日巡查记录，防患于未然。
第六章 安全与保密
第20条 涉密档案必须严格按照涉密载体管理规定进行管理，严禁在互联网计算机处理、存储涉密信息，严禁使用微信、QQ等社交软件传输档案。
第21条 档案部门必须定期开展安全隐患排查，对发现的系统漏洞、存储介质泄露风险必须立即整改，整改不到位不得投入使用。
第22条 因工作失职、渎职造成档案损毁、丢失或泄密的，必须依法追究相关人员责任，触犯法律的移送司法机关处理。
【实务提示】 网络安全与实体安全同等重要。定期更换服务器密码、清理过期账号、物理断网备份，是保护电子档案的最后一道防线。
第七章 附则
第23条 本制度由单位档案部门负责解释。
第24条 本制度自发布之日起施行。原有档案管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。
附件1：档案分类方案与保管期限表
门类代码
类目名称
归档范围
保管期限
备注
A
行政文书
上级来文、批复、请示、报告、通知、决定、命令、会议纪要等
永久
重要请示报告
B
人事管理
干部任免、录用、考核、奖惩、工资、档案材料等
永久/30年
职工档案单独管理
C
财务审计
预决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等
30年/10年
会计凭证保存30年
D
业务档案
项目合同、技术图纸、竣工验收资料、业务记录等
30年/10年
按项目周期管理
E
声像档案
照片、录音、录像、光盘等
永久
重要活动全程记录
附件2：档案移交接收登记单
移交单位
移交日期
移交人
接收人
载体类型
□纸质 □光盘 □硬盘 □U盘
档案数量
卷/件
档案范围
备注
交接双方签字确认：
移交单位代表签字：\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
接收单位代表签字：\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
年 月 日
年 月 日