会务管理办法草案.doc

XXXX集团会议管理制度(草案)
第一章总则
为规范XXXX集团的会议行为,强化集团范围内会议行为的沟通协调效果,提高会议效率,并最终将会议决议落到实处,特拟定本制度(试行)。
本管理制度中的“会议”仅指正式会议,非正式会议不作赘述。
本制度所称“总部”是指XXXX集团管理中心(位于XX市XXXX路XX号XX大厦XX室),“经营单元”是指集团下辖各分子公司和科研机构,“集团”是总部和各经营单元的总称。
会议原则:
:精简会议,意味着在保证会议质量的前提下,尽可能缩短会议时间,大力践行企业文化中公司作风的“快”字诀。
:会议过程中的一切行为要厉行勤俭节约,将有限的经济资源只用于必要之处,严禁铺张浪费。
:一方面,坚持在会前分析会议的必要性和重要性,坚决反对可开可不开的正式会议,严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的会议;另一方面,对于会议所产生的一切决议,务必建全贯彻推进机制,设定贯彻节点、指定责任人员。
第二章集团会议控制系统
第一节会议要素及一般流程
会议的要素:
召开会议前应明确会议的名称、议程、议题、召开时间、召开地点、会议人员、列席人员、会议主持人、书记员等要素。
会议的一般流程:
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,会议组织者(可以是个人或者团体)方可发起会议通知工作。
(格式见附件1),会议通知单里应拟定会议的各项议题,提名与会人员及书记员名单,并确定会议主持人(一般由会议组织者担任或指定)。
(一般不少于24小时),通知办会部门(一般为行政部门)准备办会所需物资。同时将必要呈报的项目、材料,预先提交上级审阅与上级商量。
、材料、素材提交办会部门。
,如会议有变更或取消,应至少提前2小时通知;紧急会议可临时通知,接到通知后与会人员应在规定时间(一般最多为1小时)内到会。
,下发给办会部门。办会部门在规定时间内通知所有与会人员,并通过复印、电邮等方式将会议相关的文件、材料、素材发放给所有与会人员(不含列席人员),督促做好会前阅览准备工作。
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,应迅速落实会议场地并确认会议时间的可行性;核实座位席位数量能够满足会议要求。
,落实会议电脑、会场投影、音响、手持麦克风、耳麦等设备;必要时应准备一至两部录音笔供会议书记员使用。
,办会部门在征求会议组织者意见后,决定会议期间是否有必要提供茶水及点心。
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,具有多个议程的会议应按合理排序后的议程逐个进行。若非某议程探讨受阻无法得出决议,则不得偏离探讨方向,随意跳转议程;
,主持人要能有技巧的诱导与会人员热烈讨论议题;能娴熟
控制会议进程、会场秩序及讨论氛围,发言秩序混乱时,应改为指名发言,必