文件管理规定.doc

目录
第一章总则 3
第二章文件管理原则 3
第三章职责与分工 3
第四章编码规则 3
第五章文件保管 7
第六章文件收发管理 8
第七章文件传阅、借阅 10
第八章文件归档 11
第九章文件的变更与销毁 13
第十章附则 14
第十一章附件 14
文件管理办法
第一章总则
为规范公司文件管理工作并保证文件的完整性及保密性,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本办法。
第二章文件管理原则
统一、安全、服务的原则。
完整性、保密性,理顺工作程序原则。
延续性、真实性原则。
第三章职责与分工
各部门职责:
负责对日常业务工作中接收到的外来文件交相应的文件流转责任人进行登记,依据批示执行办理,并回复执行情况。
根据业务需要,就有关事项草拟文件,并按审批情况行文发布。
文件流转责任人:
总经办:负责相关文件的登记、编号,并根据权限送审、登记、分发、回收、移交归档等。
档案管理员:对企业文件材料的立卷工作并对文件的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
各分子公司档案管理员职责
负责整理本单位文件资料的管理和文书立卷工作。
定期向集团档案管理员提交相应的材料备份(每半年一次纸质档案及电子数据库档案附目)。
各部门指定档案管理员(集团、子公司)
负责整理本部门文件资料的管理和文书立卷工作。
负责各部门收到的外来非指令性文件的处理及归档工作。
定期向本单位档案管理员提交相应的材料备份(每半年一次,纸质档案及电子数据库档案附目录清单)。
第四章编码规则
本集团及成员企业各制度及部门各类文件、制度执行过程中产生的的各种表格、文件、文档、记录、项目及合同等采用编码规则
编码遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则。
标号方式采用
JHA / AA/ -DD-EE-FF:
’JHA’代表集团名称缩写(取集团汉字名称拼音的第一个字母,用大写表示);
’AA’代表中心名称英文缩写;(取集团中心英文简称的第一个字母,用大写表示)
’BB’代表集团成员企业代号;(取成员企业拼音简称的第一个字母,用大写表示)
’CC’代表制度名称缩写;(取制度名称拼音简称的第一个字母,用大写表示)
’DD’代表部门名称缩写;(取部门名称拼音简称的第一个字母,用小写表示)
’EE’代表文件类型代号;(以自然数表示)
’FF’代表自然序号。(以日期或自然数表示)
集团编号依据
JHA、集团名称
“JHA”代表集团标准的“俊豪”字,取集团名称汉字的第一个字母,用大写表示。
A、中心名称代号
战略企划中心 Strategy planning center
“SP”是战略企划中心代号,取集团中心英文简称的第一个字母,用大写表示。
人力行政中心 Human Administrative center
“HA”是人力行政中心代号,取集团中心英文简称的第一个字母,用大写表示。
技术研发中心 Technology Research Development center
“”是技术研发中心代号,取集团中心英文简称的第一个字母,用大写表示。
计财中心 Department of Finance Center
“DF”是计财中心代号,取集团中心英文简称的第一个字母,用大写表示。
B、成员企业名称代号
“DZ”是俊豪电子公司代号,取公司简称“电子”汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
“JX”是俊豪机械公司代号,取公司简称“机械”汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
“LH”是雷航电子公司代号,取公司名称“雷航”汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
“ZY”是卓越电子公司代号,取公司名称“卓越”汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
“DD”是俊豪典当行代号,取公司简称“典当”汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
C、制度名称代号
企业管理制度
“QY”是企业管理制度代号,取管理制度名称汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
销售管理制度
“XS”是销售管理制度代号,取管理制度名称汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
行政管理制度
“XZ”是行政管理制度代号,取管理制度名称汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
人事管理制度
“RS”是劳动人事管理制度代号,取管理制度名称汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
生产管理制度
“SC”是生产管理制度代号,取管理制度名称汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
设备管理制度
“SB”是设备管理制度代号,取管理制度名称汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
技术管理制度
“JS”是技术管理制度代号,取管理制度名称汉字拼音的第一个字母,用大写表示。
质量管理制度
“ZL”是质量管理制度代号,取管理制度名称汉字拼音