企业内部控制流程——合同管理.doc

合同订立控制
合同签定流程

合同签定流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
承办部门
相关部门
外部单位
合同信息安全保密工作不当,可能导致商业秘密泄露;不对合同谈判资料进行及时存档备案,可能导致资料丢失、遗漏等,给企业带来损失
未签定书面合同可能导致企业资产或股东权益遭受损失
否
签字盖章
商定合同签定方式
结束
是
商定合同签定方式
确定签定时间
先行签字盖章
寄送对方签字盖章
现场签定
当场签字盖章
当场签字
盖章
2
1
开始
合同
审批通过
送交合同
正本、副本和
相关审核资料
接收合同档案副本和相关审核资料并归档
4
保管正本
3
D1
D2

合同签定流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
,应当由具有审批权限或具备被授权资格的人履行签字盖章手续,不对未经编号、缺少合同审核手续、缺少报签文件,以及代签的情况下缺少授权委托书的合同用章
;正式订立的合同,包括合同书、补充协议、公文信件、数据电文等应当采用书面形式;款项即时结清的情况除外
D2


相关规范
应建
规范
1 《合同章管理制度》、《合同保密制度》、《档案管理规定》
参照
规范
1 《中华人民共和国合同法》
文件资料
1 《××××合同》
责任部门
及责任人
1 合同承办部门、归口管理部门、档案管理部门
1 总经理、承办部门人员、归口管理部门人员、档案管理部门人员
合同登记流程

合同登记流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
承办部门
相关部门
外部单位
不对合同登记资料进行及时存档备案,可能导致资料丢失、遗漏等,给企业带来损失
合同应登记而未登记的,可能导致企业未来业务运作受到影响,进而带来损失
开始
否
合同
审批通过
2
1
是
准备登记
资料
明确登记
要求
需要登记
签定
合同
资料存档
结束
否
是
予以登记
符合登记要求
D1
D2

合同登记流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1
,应通过查阅相关法律法规明确登记的具体要求,包括登记时间、登记需要携带的资料等
D2
,包括向相关部门收集相关材料,查阅相关文件的盖章用印是否规范等,并应将登记材料独立保管,以备登记时用
相关规范
应建
规范
1 《合同章管理制度》、《档案管理规定》
参照
规范
1 《中华人民共和国合同法》
文件资料
1 《××××合同》
责任部门
及责任人
1 合同承办部门、归口管理部门、档案管理部门
1 总经理、承办部门人员、档案管理部门人员
合同履行控制
合同变更解除流程

合同变更解除流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶段
总经理
归口管理部门
法律顾问
承办部门经理
承办部门
外部单位
不对合同进行及时存档备案,可能导致资料丢失、遗漏,给企业带来损失
合同的变更或解除未经适当审批或超越授权审批,可能产生重大差错以及舞弊、欺诈行为,从而导致损失;合同变更或解除未签定书面文件,可能导致企业资产或股东权益遭受损失
审批
审批
汇总和保管变更、解除后的合同及相关资料
结束
3
审核
提出参考
意见
审核
审核
审核
合同履行中发现条款欠妥
1
签定正式的变更或解除合同的书面文件,双方盖章确认
达成变更或解除
合同的
书面说明
向对方提出变更或解除合同要求
申请变更
或解除
合同
开始
签定合同
2
D1
D2

合同变更解除流程控制
控制事项
详细描述及说明
阶段
控制
D1

,可以通过仲裁或诉讼予以解决
D2
,负责对变更、解除后的合同及相关
资料进行