档案管理实施细则.doc

连云港市临洪东泵站更新改造工程
建设项目档案管理实施细则


连云港市临洪东泵站更新改造工程建设处
二OO九年八月
连云港市临洪东泵站更新改造工程
建设项目档案管理实施细则
第一章总则
第一条为切实加强临洪东泵站更新改造工程建设项目档案管理工作,有效地保护和利用档案,确保工程建设项目档案的准确、系统和安全,充分发挥档案在工程建设、管理、运行中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、水利部《水利工程建设项目档案管理规定》、《江苏省水利厅水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定》及有关规定,结合临洪东泵站更新改造工程建设的实际,制定本实施细则。
第二条临洪东泵站更新改造工程建设项目档案是指在临洪东泵站更新改造工程建设管理工作(包括从项目筹划到工程竣工验收各环节)中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的各种历史记录,是对临洪东泵站更新改造工程项目进行稽察、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造等的重要依据。
第三条临洪东泵站更新改造工程建设项目档案工作是工程建设与管理工作的重要组成部分,各参建单位必须将其纳入工程建设与管理的全过程,按照“统一领导,分级管理”的原则,切实加强领导,强化措施,明确职责,确保档案规范化管理。
第四条本实施细则适用于临洪东泵站更新改造工程建设项目档案管理。
第二章档案管理
第五条连云港市水利局(以下简称市水利局)负责制定整治工程总体档案分类办法,指导项目法人进行工程建设档案的编制、整理、归档工作,负责总体工程建设项目档案专项验收工作。项目法人是新沂河整治工程建设管理的责任主体,对档案管理工作负责。其他有关单位也要各负其责,要按照“一级对一级负责”的要求,明确分管负责人,落实责任部门。
第六条临洪东泵站更新改造工程建设项目档案工作要按照在工程建设中的项目所属关系,将档案工作纳入工程质量行政领导责任制,确保档案工作与工程建设同步实施:即从工程建设前期就应进行文件材料收集和整理工作;在工程招标及签订有关工程协议(合同、责任状等)时,应对工程档案的收集、整理、移交提出明确要求,在检查工程进度与施工质量时,要同时检查工程建设项目档案的收集、整理情况;在进行单位与分部工程质量等级评定和验收(包括单位工程验收和阶段工程验收)时,要同时验收应归档文件材料的完整程度和整理质量。对达不到规定要求的,要限期整改,仍不合格的,按工程质量不合格处理,且不得进行工程竣工验收。
第七条各级各有关部门要建立健全档案管理工作制度,切实解决档案工作在机构、人员、经费、库房、设备等方面问题,保证档案管理工作的顺利进行。
第八条临洪东泵站更新改造工程建设项目声像档案主要包括电影片、录音带、录像带、照片(含底片)、磁盘、光盘等,是
临洪东泵站更新改造工程建设最直观、生动、形象的历史记录,是临洪东泵站更新改造工程档案的重要组成部分,工程建设初期应明确专人负责,认真做好声像材料的整理和注释工作。对重大事件、事故,必须有完整的文字和声像材料,否则不予验收。
第九条各有关单位要强化档案部门参加设备开箱工作,凡有科学论证、引进技术或引进设备的项目,要注意做好引进技术、设备资料和图纸的收集整理工作。无论通过何种渠道获得的与引进技术、设备有关的档案材料,均应及时交档案管理部门或档案管理人员统一管理。
第十条工程技术人员应按要求及时收集材料,定期整理。档案管理人员按要求做好立卷、归档、排架等档案管理工作,和工程技术人员一起承办鉴定技术档案和销毁已过保管期限的技术档案,做好调借档案等服务工作。要严格执行党和国家的保密政策和保密制度,维护技术档案的安全和国家的机密,在工程竣工验收时提交完整的档案资料。任何部门和人员都不能将应归档的各种文件材料据为己有或拒绝归档。工作调动前必须交清有关档案资料,否则不能办理调动手续。
第十一条建立临洪东泵站更新改造工程建设项目档案管理登记制度。所有项目的建设单位应于开工6个月内按期向市水利局报送《临洪东泵站更新改造工程档案资料管理情况登记表》(具体要求详见附件1)。所有未验收的项目,每年12月30
日前均需向市水利局报送《临洪东泵站更新改造工程档案资料管理情况登记表》。
第三章质量要求
第十二条临洪东泵站更新改造工程档案整理质量必须符合国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)的质量要求,财务档案整理质量应符合《会计档案管理办法》(财会[1998]32号)的要求,照片档案整理质量应符合《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)的要求。具体应做到:
(一)字迹清楚、图样清晰,图表整洁,签字手续完备。
(二)凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件,应附一份复印件。
(三