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电子档案的特征探究

[摘要]传统的公文、图书、图像、文献资源、商业信息等,都可由电子计算机产生和传递,由此产生了电子公文、电子信件、电子报表、电子图纸等,这些都属于电子档案。具有档案保存价值的电子文件,必须要归档保护。电子文件归档后即形成电子档案。本文对其特征进行论述。
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[关键词]电子档案;特征;分析
一、快捷性、共享性、高密度性
在计算机环境中,文件的形式特征发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统,一份档案可以同时在不同的地方被多人使用,突破了纸质档案在使用上的局限性,提高了档案的使用价值。
二、不稳定性及不安全性
由于电子档案内容与形式的独立性,它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面,都更难以保证。在档案的原始性方面,电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态,其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致,可以说既是原始的,又是复制的。在档案的真实性方面,电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中,稍有失误即会导致档案信息失实。此外,电子档案可被原样复制,甚至被篡改后可不留痕迹。
三、不可识别性和非直读性
纸质档案都是采用人可识读的记录符号,可直接辨认出,电子档案使用磁、光介质,只有借助计算机解码,才能转换***可识读的记录。其收集、编制、传输等也必须依赖计算机的软、硬件级数据库与网络系统。在载体上的数字信息经过压缩编码、加密等处理会产生不兼容的问题,更增加了电子档案的非直读性。传统档案在纸上书写、修改,留有痕迹。电子档案在机器上可任意修改而表面不留痕迹,这样,传统写作中的“草稿”、“定稿”、“正本”等就几乎不存在。电子化操作可提高档案处理的速度,但也可能破坏档案的真实性和可靠性,把原档案迁移到新的技术环境中还可能导致信息的丢失和变异。
四、对机器设备和标准的依赖性
计算机更新换代很快,一般只能隔代兼容。对需要长期归档保存的电子档案来说,对设备的依赖性更明显,甚至可能出现最新的设备读不出几十年前的数据情况。电子文件的运作、管理是建立在一套标准化体系之上的。其严格程度和对系统性的要求,均远远超过纸质档案的标准化体系。其制作生成、存储、信息压缩存储、传输、查找等都要有相应的标准,标准化是电子档案管理重要的基础工作。
五、物理结构、逻辑结构的复杂性
档案的物理结构是指其信息存储于载体上的位置及分布情况,例如档案的正文、图形、批示、附件等各自在载体上的存储位置。档案的逻辑结构是指信息自身的结构,例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图、标号等。纸质文件信息的物理结构与逻辑结构是一致的、直观的。电子档案信息的物理结构和逻辑结构往往不一致,同一份电子档案中的正文、图形、批示、附件等可不在载体上连续存放,甚至可存放在不同的载体上,而不影响其正常显示输出。在电子文件归档时,如何保持其物理结构、逻辑结构完整是保证电子档案不被破坏的关键问题之一。
六、对元数据、背景信息的依赖性
元数据是指描述电子文件数据属性的数据