医院基建图纸档案的数字化管理分析.doc

医院基建图纸档案的数字化管理分析
摘要:随着医院基建工程的不断扩大,医院内部的档案管理工作成为了医院发展和建设的重要内容。随着内容的不断增加,传统的管理方案在现阶段的形势下已经显得有些不适合,因此如何能提升档案的管理水平,也是医院日常工作中的重点。数字化的普及为人们的生活和工作提供了重要的便利,因此这也是该文主要的研究方向。
关键词:医院基建图纸档案数字化管理
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2017)05(a)-0172-02
医院基建档案是医院发展和建设过程中的重要参考资料,具有显著的利用和保存价值。但是随着图纸档案数量的增加,保管工作也面临了更大的挑战。在当今的数字化时代下,利用信息技术可以有效地对档案进行管理,提升资源的利用率和档案的资源共享服务,是未来医院建设发展的必然趋势。该文旨在对数字化管理的必要性进行分析,从而针对性地探究管理的具体措施。
1 医院基建图纸档案数字化管理的必要性
随着医药卫生体制改革的进行和医院服务模式的转变,档案管理作为医院管理工作中的一个重要组成部分,在医疗、教学、科研等活动中的作用日渐显著,档案管理工作为适应时代的需要发生了很大的变化。随着计算机技术和各种先进设备的出现,医院的基建档案信息化管理也是势在必行的。且传统的图纸档案本身就存在着一些需要完善的地方,只有改善这些方面的内容之后才能完善医院档案管理的数字化、信息化。
图纸档案质量问题
档案工作是封闭型、半封闭型的管理模式,并且在我国一直存在。图纸档案的质量问题是数字化管理的首要原因。从医院现阶段的发展模式来看,很多基建图纸因为使用年限过长,或是保存时间长的原因,出现了很多图面不清晰,甚至出现破损的档案。甚至于有一些档案还是已经使用过的图纸,保存起来也有一定的难度。另外,很多档案本身与实际的情况有一定的出入,在一定程度上影响了档案的参考价值,医院无法通过档案信息来了解图纸的具体情况,带来了很多不便。
保管方式问题
图纸档案数量的提升给保管工作带来了更大的挑战。由于图纸本身会存在着大小、内容的差异,所以在进行档案归档管理时普遍都会采用盒装式管理。但是这种管理方式虽然简便,但是纸质档案本身就是容易破损的物品,很有可能出现无法修补的不可逆损坏。另外有些档案本身就存在着缺损,很有可能因为保管方式不当失去利用价值。
利用模式不规范
档案管理的目的在于便于使用者在需要的时机进行使用,但是档案篇幅的特殊性,包括出于对原档案的保护,一般都是采用复印的形式来获取信息。当时很多档案室本身不具有复印设备,所以只能通过小幅面的复印后进行拼接。有时候在特殊情况下,需求者会直接将材料带出复印使用,待档案归还时也会产生一些不必要的损坏。
2 数字化档案管理的要求
数字化管理需要先对图像进行扫描,然后通过扫描实现数字化转换。在这一过程中,图像信息可以被完整地保存下来,因此可以具有非常显著的适用性,便于使用者确定文件格式,这也是现阶段使用最广泛的一种图像文件形式。需要注意的一点是在扫描过程中需要考虑到顺序和方向的问题。扫描过程中应该按照一定的分类标准进行分类,例如建筑物的排列顺序等,然后再进行文件夹分类,便于后期的检索工作。而图纸扫描的顺序也应该和文件本身的顺序保持一致。基建图纸