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会议组织与活动管理
刘晓
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通过学****本课程,你将能够:
●了解和正确认知会议;
●掌握保障会议成功举办的准备工作;
●了解大型会议活动的组织和策划情况。
会议组织与活动管理
一、会议的正确认知

研究表明,企业员工每天有一半以上的时间在开会,而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开,可能耽误和影响许多计划内的工作,为企业带来各种隐形损失。例如,企业中常常流传着有关会议的顺口溜,“上班没干啥,一直忙开会,大会接小会,神经快崩溃;上午有早会,下午有午会,下班不能走,还要开晚会;每周开周会,每月有月会,随时检讨会,年底是年会。”
大多数企业认为,通过会议的效率和会后的执行效率,可以决定企业的最终效率。据统计,全球每天要举行数百万次会议,例如英国每天有小时被用于会议;美国平均每天举行1100万次会议;经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%~70%;《哈佛商业评论》通过调查发现,,非正式会议的时间为1小时。
通常情况下,企业行政部门参与的会议较多,部门员工不仅要出席会议、组织会议,更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道:“开会于中国好比是骑自行车,全球数量最多,水平却极差。”因此,企业要想提高会议的成功率,很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

会议的召开非常重要,大多数企业都是通过会议决定其基本走向,认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻,通过会议可以解决和处理问题,但是由于会议水平有限,导致旧问题没有解决,又带来更多新问题,因此企业花费在开会上的时间越来越多,召开会议的频率也越来越高。

会议是由三个或三个以上的人集合在一起,为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。
随着科学技术水平的不断发展,出现了视频会议,例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求,视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

会议的作用主要包括:
第一,会议能够为企业提供信息;
第二,汇聚信息;
第三,解决问题,当今会议不仅在提供信息方面出现问题,更是解决现场出现的问题,通过会议形式帮助企业解决和处理问题;
第四,企业为员工提供的教育和培训,也都是通过会议的形式传递;
第五,会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神;
第六,会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位,新领导往往通过尽可能多的召开会议,巩固其在团队成员心目中的地位和作用。

会议为企业带来的影响包括正面和负面影响,会议不仅能够为企业提供信息、解决问题,同时会议的群体决策,能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议,还会带来很多负面影响,在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。
所谓波纹效应,是指两个决策层将处理不了的问题,单独拿出召集中层开会讨论,中层解决不了又召集底层员工讨论,就这样为找出一个更好的解决办法,导致影响范围越来越大、所花时间越来越长,如同水中泛起的