“长袖善舞的陈秘书”.ppt

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“长袖善舞的陈秘书”
李总经理上午接到公司老达公司刘经理的电话。刘经理你在电话里抱怨说:“老李,你们公司是怎么搞的,售后服务总是不及时,我们的电脑、打印机出了故障,通知你们来人修理,总是今天推明天,明天推后天,给我们的工作带来很大的不便。”然后半开玩笑地说:“你们要是不采取点措施,老李,我可没以后我们没法合作了。”李总经理在电话里连声道歉,向对方保证会调查清楚,加以改进。放下电话后,总经理马上让陈秘书去找客服部和维修部的经理过来问话。陈秘书却提醒总经理,没时间了,
该出发去广州出差了。总经理临走时交代陈秘书说:“永达公司是我们的老客户,现在出现服务不及时的问题,一定要妥善解决。我把这件事交给你处理,等我回来向我汇报。”
总经理走后,陈秘书请来两个部门的经理了解情况,把总经理的意思传达给了两位经理。客服部的周经理感到很委屈说:“我们每次接到维修电话,到详细地做了记录,及时转给了维修部,让他们派人去维修。”维修部的胡经理一听,非常生气,大圣杯说:“那你的意思是说都是我们的责任了?你们一会儿通知这个公司要去维修,一会儿又通知另一个公司去维修,一点章法也没有。
我哪又那么多人手?再说,每个公司都离得很远,交通又那么堵,一个维修工一天能跑几个公司?还有,你们也不问清楚机器出了什么问题,有时跑了老远过去就一点小毛病,完全自己可以修一下。反正我们已经尽力了,每天我的手下都累得筋疲力尽,经常很晚才能回家。陈秘书边认真地听两位经理诉说,边仔细地记录下来。
看到两位经理各不相让,争论起来,陈秘书马上诚恳地说:“情况我了解了,的确有很多困难,两位经理的工作都很不容易。不过,这件事情还得靠我们团队合作才能解决。”一句话说得两位经理马上点头表示同意。陈秘书接着说:“我提个建议两位经理看看是否合适:维修部的人手在维修高峰时的确不够,能否在我们客户公司附近就近聘请一些临时的专业维修人员,即可节省成本,又可在需要时及时解决问题。
客服部是否可以向我们的客户公司做个调查,统计一下都是什么部门什么人员的机器经常出问题,然后能否针对这些人做个上门免费维修培训几次,这样一些小毛病,他们自己就能解决了,又省力又省时。我只是提个思路,如果你们觉得可行,咱们再仔细研究研究,提个详细方案,等总经理回来向他汇报。
等总经理从广州回来,陈秘书向他汇报,并把解决方案给总经理过目,总经理对陈秘书的表现很满意。
作为一个高级秘书,应该具有广阔的管理思路和优秀的协调沟通能力,时刻关注公司发展中出现的问题,运用自己的影响力,辅以精湛的人际交流技巧,永祥被沟通对象的情绪和思路,使被沟通对象能在冷静、平和的氛围下为解决问题而团结合作。秘书在协调时还应从公司的整体利益出发,既关注部门的困难,又能提出解决问题的又益建议,使问题得到有效的解决,为领导分忧。
分析与评述
1、作为职业秘书应该具有怎样的协调能力?
2、秘书在做协调沟通能力时,遇到被沟通对象大发雷霆时应怎样处理
3、如果你是秘书,你怎样完成这次总经理交给的任务?
思辨题