办理签证流程.doc

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办理签证
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生效日期
目的及适用范围
规范加祺商务投资咨询有限公司办理签证程序,提高规范性和效率,确保运营质量,降低风险。
本流程适用于加祺商务投资咨询有限公司。
本流程由公司部负责拟定,其解释权及修改权属部。
本流程从200 年月日起执行。
职责
办理签证的总责任人是副总经理。
副总经理负责各部门之间以及同外部单位的协调和一些部门主管无法决定的事项的判定。
咨询员负责与委托人的联系和接洽。在合约终止后,负责做好记录、备案工作。
资料员负责客户资料的翻译、整理、递交工作。
财务主管根据咨询部提交的合约备份,及时做好收付款工作。
程序概要
咨询员根据合约的约定,在客户收到入学通知书后联系客户付第二笔款。
客户如数付款。
咨询员收款并由财务开具收据给客户,同时资料员通知客户须准备的资料清单和提交的时间期限。
客户按要求准备资料并提交。
资料员收到客户资料后,根据资料的具体情况进行翻译、整理等工作,并在一天内将资料递交给相关使领馆。
资料员根据留学国家的不同要求以及申请人的不同条件,在一周内安排需要面谈培训的客户参加培训,培训次数依据被培训人的具体情况决定。
需要培训的客户参加培训。
使领馆根据申请人的个人资料,考虑是否给与签证,并将签证和护照寄给申请人。
客户通知咨询员是否获得签证,为获得的客户须将签证和护照的复印件交咨询员并要求退款。
咨询员根据客户通知,向获签的客户表示祝贺,客户等待出国;根据未获签客户的退款要求和复印件,咨询员填写付款申请书,由副总经理签字同意,申请退款。
财务根据付款申请书向客户付款。
客户收款。
咨询员对合约的履行情况进行总结并填写客户档案。
档案交资料主管存档保管。
相关程序与文件
《办理签证流程》、《客户档案》