公司参观接待流程和指引.doc

前言
[适用范围]:公司各部门
[规范目的]:为规范公司对外接待的管理程序,提高接待管理水平,做好公司对外来宾接待,展示公司礼仪好客的形象,特制定本规定。
XX参观接待流程和指引(流程图参见附件一)
1、接待来访前期确认工作
、来访时间及宾客信息确认
,尽快确认宾客来访时间(年/月/日/时)。
。
。
,确认接待级别。(姓名、单位、职位、头衔等)
。
、接待活动主题以及来访情况确认
。
。
。
。
、来访安排
、一式三份,于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。
(接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排)。

客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理,以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加,必须提前2天通知总经办,以便确认。
、资料稿件准备确认
:汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。
、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。
、样品等,应事先与相关人员联系以确保无误。
,必须制定详细的《接待方案》,呈总经理、副总经理及市场部经理。
、成立接待小组(详情参见附件二)
根据每次接待情况的不同,组建接待小组。
:统一受理来访需求,并协调确定接待负责人,接待结束后负责接待信息归档、传递。
:制定接待计划、进行接待准备工作,协助填写客人来访记录,可参与实施接待。
:对此次接待效果负责;需积极配合文件投入处的协调安排,承担接待工作。
(例如:宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部;讲解人员——技术支持部;等等。)
2、接待来访前期准备工作
、吃、住、行安排(详情参见附件三)
根据实际情况安排接送(飞机、船舶、火车)。
、制定参观路线
,制定参观路线。
,制定参观路线。
。
。
、公司整体布置(详情参见附表二)
:
①欢迎横幅
②指示水牌(大堂、电梯出口、楼梯间等)
③花篮/植物绿化
④KT版签名墙
⑤红地毯
(以上信息可以根据每次具体来访而定)
:
①红地毯(按照参观区域布置红毯)
②植物/花盆装饰
③果盘/茶水/咖啡
:
①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。
②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。
③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟(烟缸)、打火机等。
(以上信息可以根据每次具体情况而定)
、采购接待所需物品(详情参见附表二)
根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程:
①接待小组提出一定诉求;
②行政部门制作预算报价呈批;
③行政部获批后进行采购;
④根据要求进行布置/装饰。
*消耗用品(果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等)
*循环用品(套装茶具、咖啡机、装饰摆件等)
*特殊用品(机器设备等)
、员工面貌整理(详情参见附件四)
统一要求全体员工职业装接待。
、人员安排(详情参见附表二)
(整体调控各项事物的顺利进行,例:总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。)



3、接待来访当日具体工作
、车辆待命
根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表(具体方案由行政部主要策划)。
:
①一级——高级接待
*高级商务车(丰田三花、奔驰商务等)。
*高级轿车(奔驰、宝马等)。
②二级——中级接待
*中级商务车(别克商务、日产商务等)。
*中级轿车(雷克萨斯、大众等)。
③三级——普通接待
*普通商务车(东风商务车、江淮商务车等)。
*普通轿车/打车。
:安排一到二辆随即车辆,应对突发状况。
、设备调试