商务英语函电.doc

概述
业务英语函电的组成部分
1、基本部分
2、附加部分
信函格式
1、缩进式
2、齐头式
3、信封格式
4、业务英语函的起首句与结尾句
电传、传真和电子邮件
1、电传
2、传真
3、电子邮件
接受委托
1、长期代理委托
2、航次代理委托
租船订舱
1、租船业务
2、订舱配载
单证业务
1、单证更改
2、提单签发
3、保函
4、信用证
运价查询
1、询价
2、运费查询
3、费率调整
理赔业务
1、索赔通知
2、正式索赔
3、理赔
货物查询
1、溢/短卸货查询
2、货物残损查询
3、集装箱货短交查询
船舶动态
1、到、离港电
2、电告靠泊、移泊
3、船舶未来动态电
供货
1、报盘
2、议盘
3、实盘
现场装卸作业组织
1、备货信息
2、验舱
3、货物受损
4、困难作业
5、争议
海难及海事处理
1、碰撞
2、搁浅
3、失火
4、海事声明
5、其它事故描述
集装箱运输及管理业务
1、货箱运费到付
2、货箱错运
3、货箱中转动态
4、货箱存疑
5、通知货主自备箱
6、追查货主自备箱
国际空运业务
1、国际货运互委代理协议
2、空运业务常用术语
3、空运业务函电实例
索汇
1、索汇
2、港口使费
3、催汇
4、解释索汇估算
5、运费结算
装卸货
1、装货前的准备
2、装货
3、卸货前的准备
4、卸货
其他相关业务函电
1、邀请函电
2、应邀函电
3、祝贺函电
4、船员变更
5、其它
附录
代理业务常用缩略语汇编
代理业务常用国家及城市名汇编
第一章概述
一切交易都依赖于信息的交换,现代国际商业中,信息交换尤其重要。信息交换的方式有多种,有口头,也有书面。就书面而言,一般包括信函、电报、电传、传真及电子邮件。随着科学技术的发展,电报及电传的使用已日趋减少,电报可以说已绝少使用。但不论如何,信函仍为信息交换的基础。故撰写好英语函电在外贸业务中至关重要。英语业务信函(letter)电(telegram and telex)就是应用于国际外经贸业务往来的通信工具,属于“商业英语”(Commercial English),使用应用文文体。
写好英语函电应当:(1)pleteness);(2)简练(conciseness);明了(clearness); (4)正确(correctness); (5)郑重(courteousness)。切忌:(1)单调划一;(2)矫揉造作;(3)虚张浮夸;(4)陈词滥调;(5)废字连篇。
从法律的角度看,由于信函写得比较详尽,且在信函的末了签字盖章,故信函构成法律意义上的正式文件。
从事国际贸易业务的公司之间远隔重洋,天各一方,他们之间的业务往来往往只能利用函电这个通信工具来建立联系纽带。互相不能晤面的公司往往通过函电去判断对方的业务及服务水平,一封庄重得体的函电(从内容到形式)可为建立一个重要的业务关系铺平道路。
第二章业务英语函电的组成部分
业务英语函电的组成部分可以分为基本部分和附加部分。业务英语函电必须具备以下要素,其中七大要素是不可缺少的组成部分。
head信头
and Date案号和日期
Name and Address封内名称及地址
4. Salutation称呼
5. Body of letter/Message正文
6. Complimentary close结尾敬语
7. Signature签名 
第一节基本部分
英文信函的基本部分中主要包括以下几部分,下面我们将就各个基本部分进行学****br/>1、信头(Letter Head)
信头是信笺上顶端事先印好了点有关发信人的基本情况,其中包括公司名称、地址、电话、传真号、电传号、电子邮件地址、公司标识、经营范围等等。信头设计宜简洁、端庄、美观,用纸质优,以展示公司的实力和良好的信誉。
2、案号和日期(Reference and Date)
由于公司来往信函较多,为方便双方事后查找,一般每封信函须编函电号,其前就可以印上“Our ref:”, “Your ref:”,一般放在日期上面。在案号书写中,前两个字母都是发函人的名字的缩写。如在“Your ref: SB/SM”中,SB表示S Bowen,而在Our ref: MH/JW中,MH则表示Mary Hardy。(首次向对方发送函件时,对方案号不用填写。)
除此之外,还有日期的问题:日期,中文写信时,日期放在信末,而英文信的日期位置则位于信头和封内地址之间。日期的写法有三种:
A. 英式:日、月、年,如24 (th) June,