客户服务部业务管理办法.doc

客户服务部业务管理办法
提出《客户部业务管理办法》的目的
借鉴国外企业在严谨的管理制度基础上发展人本管理的经验,故制定出以下《客户部业务管理办法》草案,希望能够达到集中控制和分管负责的有机统一,明确各岗位的责任与权利,发挥客户部与公司内部各部门协同作战的系统优势。其中的一些办法已经在客户部实行,此次将办法形成文字,可以为部门内部管理及做出决定提供依据、为公司对部门的管理和做出决定提供依据。同时此办法能够规范业务操作,在人员流动性相对较强的广告公司里,能够使新加入公司的成员尽快融入角色。
《客户服务部业务管理办法》细则
职位权责描述
说明:对部门内各职位的权利和责任加以明确,从而使对各职位人员的任免、提升、和工作考评等工作能够有据可依,按本公司目前的职位设置,客户部可有四种职位描述。
客户执行
在日常工作中负责与客户(包括潜在客户)或合作单位进行必要的联络沟通。
在与外部单位达成较重要的共识的会谈,须写出会谈纪要。
在一项所具体负责的工作开始、结束或有重大变化时要及时知会本部门负责领导,并做出必要的评估、决定的建议。
负责与客户讨论创意简报、媒体简报或其他工作。
与本公司其他合作部门如创意部共同进行工作时,负责开立工作单,撰写创意简报、媒体简报等,用简洁的文字准确地描述客户产品及其工作要求,简报撰写要有策略性。
负责积极留意、搜集客户行业领域的信息或所负责工作方面的信息,必要时向客户提交。
控制本人所负责工作的进度。
参加部门定期例会, 汇报工作进度。
负责所经办业务的收付款工作。
负责对往来传真按收、发进行分类或按客户、项目进行分类并留档。
负责进行业务收支记帐。
对日常工作中出现的问题,除特殊情况须及时并逐级向上级领导汇报。
参加部门或公司组织的培训。
客户部主管
客户主管职责参照客户执行的职责。
客户主管有权利对所负责的客户小组成员进行指导。
在新的客户执行进入本部门时,协助部门经理对新同事进行具体工作的培训和指导。
客户部经理
负责与公司级领导沟通部门发展方向性的问题,并根据部门及业务的发展适时提出相关制度或工作方法。
在与重要客户初次会面接触时参与会谈,并对是否开展此项或下一步工作等问题做出决定。
在争取客户或某项新工作时,做策略上的决定。
负责了解本部门的工作进展情况,在工作开始、结束或出现重大变化时做出必要评估或决定。
必要时审阅并参与讨论客户部人员负责撰写的工作单、创意简报、媒介简报等。
定期召集部门例会,向公司提交下月工作计划。
负责代表公司对外签定合约。
对部门业务的相关费用支出进行签字确认。
定期与部门进程员共同和财务部门对帐,了解部门收支情况。
定期组织或协助公司组织培训,负责培训新加入部门的员工。
负责向公司领导举荐优秀员工。
4、客户部副经理
负责协助客户部经理开展工作,在得到客户部经理委派的情况下,可以行使客户部经理的权力,并担负其职责。
客户部副经理职责可参照客户部经理。
会谈纪要制度
说明:此制度可使业务人员形成及时确认的良好工作****惯,减少合作双方或多方因误解而造成的无谓工作和相互扯皮,使相关人员了解工作进展情况。在进行较敏感或牵扯重大责任的工作时,也是对公司和本部门的一种保护。
办法:与客户或合作方重要会谈须形成文字,在而后一个工作日内