物业新项目入伙管理方案工作指引.doc

物业新项目入伙管理方案工作指引
目的
为物业管理新项目的入伙管理工作提供指引,保证新项目入伙交付工作顺畅、有序进行。
范围
本方案适用于所有新项目的入伙管理。
职责
物业管理部负责本方案的修订完善工作。
各下属项目负责根据本工作方案对新项目入伙工作制定具体细则,并推动新项目入伙筹备工作的顺利进行。
内容
入伙前的准备工作
资料的准备
入伙涉及的政府文件资料
政府有关物业管理法规条例、《住宅室内装饰装修管理办法》、《房屋建筑工程质量保修办法》
物业公司《营业执照》及《资质证书》复印件
《前期物业管理委托合同》
物业竣工验收证明文件或物业竣工综合验收合格证复印件
物价局有关物业管理综合服务费、停车场收费等收费标准的批复复印件
政府有关项目消防工程的验收合格批文
入伙涉及的主要文件资料
《住宅质量保证书》
《住宅使用说明书》
《临时管理规约》
《前期物业管理服务协议》
《银行代收费协议书》
《业户手册》
《入住通知书》
《入住指引》
《业主收楼登记表》
《物业验收交接记录》
《钥匙托管承诺书》
《防火责任协议书》
《业户情况登记表》
《楼宇验收交付书》
《业主钥匙发放确认单》
《入住手续汇签单》
《入住文件资料签收单》
《楼宇验收整改通知单》
入伙前90天,由物业项目负责人与地产公司营销部确定入伙准确时间、本次入伙户数,并交接本次已售入伙业户的详细资料及联系电话;由物业项目负责人组织项目相关管理人员及时对业户的详细资料与所购置的单元联系起来做进一步情况熟悉。
购房合同中约定配送的设施,如厂家附有操作说明书、保修卡等资料,各项目应促请地产公司收集,待入伙时一并发放给业主签收。
需要准备一定数量的各户型房屋设计平面图、水电走向图等,以便于业户办理装修手续时参考。
入伙时业主填写的资料需要准备一份已填好的样本,并展示在入伙办理现场。
《入伙指引》准备
《入伙指引》由各项目客户服务部组织编制,报地产公司核准后随地产公司的《入住通知书》一并发给业主。入伙指引包括的内容为:欢迎词,业主入伙需准备和携带的资料,入伙办理流程,装修办理流程,业主在入伙时需要交纳的费用,业主在验房和装修时的一些小常识和装修规定等。
入伙前,各项目客户服务部应促请地产公司确定防盗门、窗花、阳台推拉门、遮阳棚等的样式,包括款式、规格、用材等。如允许在阳台安装防盗网的,还须确定防盗网的样式。
入伙指引中须提醒业主携带的资料包括但不限于以下内容:
《入住通知书》、地产公司签署同意入伙的证明文件、房产证明(购房合同);
业主身份证或营业执照复印件;
指定银行卡/存折;
代理入伙委托证明、业主身份证以及代理人身份证;
地产公司要求应具备的其它资料;
业主及同住人的照片。
入伙现场准备
入伙场地的确定
入伙现场按原则应选择在项目会所办理,在保证环境优美的同时,也便于向业主展示和推广会所的服务项目,并保证在同一场地能提供一站式服务。如该项目未配备会所,应选择在较舒适的场所开展,并保证良好的通风、采光,避免在寒冷和严热的环境中进行。
入伙现场的布置
气氛布置的要求:突出喜庆、舒适,围蔽未完工部分,清理现场环境,避免发生意外。
现场环境布置物料:绿植、鲜花蓝、气球、彩带、彩旗、条幅、气垫拱门、红地毯、背景音乐。(具体方案视现场场地大小及环境而定,细则由地产公司确定方案后交物业分公司核准,提交物业管理部备案)
品牌推广内容:以展版形式推广集团简介、企业简介及荣誉、项目管理架构、服务内容、收费公示、入伙办理流程、装修办理流程,品牌推广为KT版形式展出,,宽度每版1M。
现场接待用物料:
按分组情况提供规定数量的台凳供现场工作人员使用,并在台面上铺好红布,业主接待区安排一定数量的座椅,数量一般按入伙户数的50%配备;
配备饮水机一台、适量的饮用桶装水及一次性水杯,给业户提供饮用水;
水果糕点一批,为休息区业户提供饮食,具体数量及品质标准视当日入伙户数及入伙项目档次而定(避免浪费);
配备复印机一台及适量的复印纸,协助业主复印相关资料。
标识的配备
物业管理处应安排专人对接入伙现场和路线的布置(含标识)工作,布置时应注意考虑到人行出入口的位置,避免路线复杂,指引明确到位,力求达到一目了然。具体标识明细:
楼宇指示牌、楼层指示牌、单元指示牌、走火通道指示牌
停车场指示牌,包括转弯牌、禁鸣牌、单行牌等
交楼路线牌,包括了公共洗手间的位置、停车位置
收楼流程指示牌,人流较多的入伙现场各流程可采取流水线的方式布置。
交楼现场功能区域指示牌,包括地产所需指引牌及物业公司所需指引牌。
入伙场地及形象要求
现场所有工作人员按规定着装,仪容、仪表符合公司