接待管理作业指导书--（精选）.doc

岗位说明书
部门名称
办公室
岗位编号
岗位名称
接待专责
岗位性质
岗
位
职
责
1、负责草拟院接待工作管理办法;
2、认真学****上级单位关于接待工作相关规定的文件并草拟贯彻落实办法和细则,对院各部门(单位)的接待工作提供智力、资源支持并适当引导、及时纠正;
3、负责编写、更新《接待工作作业指导书》;
4、接到接待任务后,根据相关规定,判断接待类型,调配相关资源,根据领导指示和接待对象特点订制接待方案;
5、组织实施接待方案(包括迎送、餐饮、住宿、参观考察);
6、做好接待细节和接待对象资料的保密工作;
7、做好来宾资料记录,以备查询;
8、做好同合作单位的外联工作;
9、维护餐饮住宿等相关资源,确保其可靠性;
10、准备天气、交通、安全等应急预案,及时上报并处理接待工作中出现的突发事件;
11、完成领导交办的其他工作。
工
作
流
接待工作流程:接到接待任务—主动与对方联系、确定接待细节—按接待类型确定接待规模、标准—根据对方特点订制接待方案—报领导审核—组织实施接待方案—处理接待过程中的突发事件—总结接待经验并记录整理来宾资料
程
—结算接待经费
上下级关系
直接上级:办公室主任
联系单位
本级各部门(单位),外联对口单位,餐饮住宿服务提供商
接待工作作业指导书
工作目的
规范院接待工作,统一作业流程和接待标准,提高接待服务水平。
适用范围
适用于院来宾接待作业流程指导。
工作职责
院办公室是院接待工作职能管理部门,负责拟订《接待工作管理办法》和《接待工作作业指导书》,指导与协调院各部门(单位)接待工作。
院办公室或来宾对口部门(单位)负责院接待工作具体组织和实施工作。
程序和要求
院相关部门(单位)收到政府或上级部门、重要合作伙伴或重要客户单位等来院视察工作、考察交流、项目沟通、检查指导等意向或安排时,主动与对方联系,确认来宾详细信息和具体工作要求后,与院办公室联系。
院办公室根据院接待工作管理办法和具体接待情况,确定当次接待工作负责部门。
院办公室根据接待要求,与接待负责部门会商确定接待负责人或成立由接待负责部门和相关部门组成的接待工作组。
接待负责人或接待工作组负责人(以下简称接待负责人)与来宾联系人联系,确认来宾信息,沟通接待工作要求,必要时会同院办公室召开接待协调工作会,商讨并拟订初步接待方案,接待方案应包括以下内容:来宾信息、来宾迎接方案、会议室布置、新闻宣传和摄影摄像安排、餐饮安排、文件材料准备、环境布置、参观考察安排和应急预案等。
接待负责人向院领导汇报初步接待方案,根据院领导意见调整和确定接待方案。
接待负责人进行接待工作分工,各承办人落实相关职责。
文件材料准备
来宾信息收集。来宾信息至少应包括来宾姓名、性别、单位名称和职务、饮食禁忌等内容,填写《来宾资料表》。
制订接待方案,并发送到参加接待的所有工作人员。
院宣传画册。
起草接待发言、汇报材料,送交相关领导审阅后付印。
一类接待或二类大型团组接待应编印接待手册。一类或二类大型团组接待的接待手册封面使用彩色印刷。接待公司系统来宾时,接待手册使用公司VI模板,否则使用南瑞VI模板。接待手册内容页数应为4的倍数,以便装订。
接待手册应分发到全体参与接待人员,并提前放置于来宾入住酒店的房间。
接待外地来宾时,接待手册欢迎辞中应简要介绍当地自然及人文环境。
接待手册上的具体安排发生变更,应及时通知来宾和参与接待的相关人员。
来宾迎接、送行。
了解来宾乘坐的航班号或车次及到达(出发)时间。
商定迎接线路和住宿安排,预订住宿酒店。
视情况需要设计、制作迎接牌,迎接牌文字应醒目。
安排前往机场或车站迎接(送行)的驾驶员和车辆。
确定接(送)站领导和工作人员。
会议准备
商定参会人员名单,包括会议主持、发言人、会议记录,商定会议时间、地点,并提前预订,确定会议材料准备人员,明确并落实会场环境布置,明确着装要求,向分管领导汇报方案及准备情况。
通知参会领导等人员(包括会议主持、会议记录)会议时间、地点及着装要求。通知可通过邮件、电话或短消息等多种形式,确保参会人员收到并确认是否可以参加。
席卡制作与摆放。明确是否需要发言席,发言席位置和环境,发言席扩音设备放置,是否需要便携计算机和投影设备等。
会议材料、茶水、烟灰缸、话筒数量及摆放。
水果、咖啡、手巾或抽纸、香烟等准备。
长时间会议应准备点心或茶歇。
提前半小时以上打开制冷、制热或换气设备。
音响、多媒体提前半小时测试。便携计算机提前接投影设备调试;院DVD介绍片版本确认、预演。
摄影、摄像。
其它可能需要考虑的内容:交通安排协调、会场光线、会议室音响系统的使用是否需要提前