[转]货代操作各岗位职责与操作流程.doc

[转],输入公司系统打托书,十联单(定同行不需要),,,定好了盯预配,预配放了盯装箱,箱子装好盯进港,进港了盯报关,,明确各岗位职责,加强内部协调配合,特制定本规范。第一部分,岗位职责依据工作需要和工作环节在业务部内设立有经理、操作、客服和销售等岗位,各岗位相辅相成构成业务部完整的运作机制。第一、职位与职权部门经理:1、管理团队的组建、管理和提升2、配合公司战略发展,筹划、推进和评估本部的长短期目标3、各部门总体运作的计划、协调、推进和评估销售:1、业务的报价、揽取和跟踪2、报价的对外发布、跟踪和核实3、客户日常销售维护客服:1、业务的受理、指派和跟踪2、报价的对外发布、跟踪和核实3、客户日常操作维护操作:1、业务的审核、运作和跟踪2、费收的核实、确认和输入3、业务的完结、统计和分析4、门点服务/仓储服务的受理、协调和安排第二、职权与职责1、经理管理部门经理和主管对部门内日常事务和人员具有指派工作、协调次序、管理决策的权力和义务。2、权责对应部门内所有人员应依据各自所在职位的职权配置,积极主动尽职尽责地完成日常本职工作。3、能动互助部门内所有人员应重视自我促进业务素质和工作能力,积极主动协助关联职位成员完成日常本职工作。第三、个人与团队1、对任何事件,各成员应首先积极努力地尽己之所能处理。2、对超越自身处理能力或不能清晰判断处理结果的要求或者事件,需立即请示上一级职权直至部门经理要求协助,并依据上一级和或者部门经理的指令或者指导及时处理并反馈、总结。3、各职员日常应积极主动学****积累有利于促进改善本职工作的知识和资源,提升团队实力和个人素质4、各职员应积极协助和指导有需要的部门成员。5、待物客观公正,就事宽容耐心。第二部分,操作流程根据业务部的工作特征,日常工作中划分为以下“接单、订舱、拖车/内装、报关、文件、费收和其他”各环节,各环节相辅相成。本流程即是各岗位的工作指导,也作为主管评判各岗位工作达标与否的标准。一、接单部分接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节,一般要求接单必须快捷、高效,在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认。(注)对于部分无法短时间内确认的信息,依然必须及时安排并予以跟踪,如根据客户和操作需要流转到下一环节,先安排流转后跟进处理,以保证下一环节的有序操作。1、审核客户委托内容和确认客户服务要求(客服或者接单员)(1)接单人员必须预先审核客户的委托内容。客户发来的订舱单需显示以下信息,但不限于此:托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。(2)接单人员必须预先确认客户服务要求。(客服或者接单员)普通服务要求一般包括是否需要:到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。到/预付订舱确认即对(1)内容的确认;对于拖车/内装、商检和报关的服务要求,必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等,注明在客户订舱单上。特殊服务要求一般包括是否需要:普通服务外其他的附加服务。对于特殊服务要求,必须得到部门主管和/或者其他相关职能的核批后才可以接受和安排2、运价核对、确认(客服或者接单员)客服人员收到订舱单后,必须对运价和其他服务费用进行确认。(1)对来自销售部的业务,须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确,并由销售员在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱。(注)特殊情况可先口头与销售员确认,待销售员返回公司再补签字确认(2)对于公司业务,须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。3、舱位确认(客服或者接单员)根据客户委托,确认反馈符合要求的舱位。二、订舱部分一般要求预定开航日7天前必须安排订舱,对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱,旺季时候根据市场情况适当提前;一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱,对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱,最迟一个工作日内完成订舱。1、新建委托(订舱操作员)订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案,输入业务有关数据。输入业务数据包括但不限于此:业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求