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科技档案管理
主讲:王莉敏
科技档案是科学技术档案的简称。科技档案是档案中的一大门类,与其他档案相比,它无论是在内容构成与形成规律上,还是在管理与作用特征上,均有自己的显著特点。为了做好档案管理工作,我们首先应认识这一管理对象。因为科技档案的前身是科技文件材料。所以,在这一讲里我们主要讲述什么是科技文件材料、科技档案,科技文件材料与区别、基本形式、作用与特点、及科技档案的基本种类和内容构成等几方面的问题,主要目的是给大家讲清科技档案的概念。
第一讲科技文件材料与科技档案概述
一、科技文件材料与科技档案的概念

(一)科技文件材料的概念及含义
定义:
科技文件材料(即科学技术文件材料)是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。
含义:
(1)科技文件材料是人们在从事科技、生产活动中产生、形成的,它真实的记录和反映了科技、生产活动的全过程。明确科技文件材料产生和形成的领域,有助于区分科技文件材料与一般文书材料的界限。
(2)科技文件材料是科技、生产活动的直接记录,它直接记录和反应科技、生产活动的全过程和结果,是第一手材料。明确科技文件材料是科技、生产活动的直接记录,有助于科技文件材料和科技资料两者区分。
(3)科技文件材料是指一切记录有科技内容的和与之有关联的文件材料的总称,包括科技文字材料、科技图样、科技表册、科技照片以及科技录音和录像等。
(二)科技档案概念及含义
定义:
科学技术档案(以下简称科技档案)是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
含义:



二、科技档案与相关事物的联系与区别
(一)科技档案与科技文件材料的联系与区别
联系:
1、科技档案是由科技文件材料有条件地归档转化而来的,其条件一定是要具有保存价值的科技文件材料,这是科技文件材料转化为科技档案的基础,这也表明并非所有科技文件材料都要作为科技档案加以保存。
2、科技文件材料转化为科技档案必须履行归档移交手续。
3、归档的科技档案经常会以复制件的形式被科技、生产所采用,这时科技档案就转化为科技文件材料,如产品恢复生产时将保管的档案复制下来,作为科技文件材料使用。
区别:
1、从性质上看,科技文件材料是按照规程在科技、生产活动中形成的原始记录;科技档案是科技、生产活动的历史记录。
2、从功能上看,科技文件材料是指导现行科技生产活动的依据;科技档案是备查考的历史凭证。
3、从来源上看,科技文件材料是科技人员按照生产活动的需要有针对性编制而成的;科技档案是由科技文件材料的归档形成的,但又不局限于科技文件材料,还含有部分非科技文件材料。
4、从存在形式上看,科技文件材料由形成科技、生产活动的单位管理;科技档案由归档的科技部门或有关人员整理组卷,移交给本单位档案机构实行集中统一管理。
(二)科技档案与科技资料的联系与区别
联系:
1、两者内容属性相同,同属科技信息的范畴。
2、在一定条件下可以相互转化。
区别:
1、在与科技、生产活动的关系上,就一个单位来说,科技档案是本单位科技生产活动的历史记录,是直接记述和反映本单位科技、生产活动;而科技资料是与本单位的科技、生产活动没有直接的联系。
2、从来源上看,科技档案主要是科技文件材料归档移交而来;而科技资料是为参考目的从外单位购买、搜集而来的。
3、从作用性质上看,科技档案具有查考的历史凭证作用;而科技资料主要用于现实的参考作用。
(三)科技档案与文书档案的联系与区别
从联系而言,它们同属档案的范畴。两者的区别主要是形成领域与内容性质的不同。
区分两者的意义在于:
(1)便于各自实现科学管理与有效利用。科技档案与文书档案在形成规律、整理方法、检索途径上均有所不同,分开管理便于各自实现科学管理和有效利用。
(2)有利于档案的流动。档案的流动一是指两种档案的进馆方向的不同,基层单位文书档案进综合档案馆,科技档案进科技专业档案馆;二是随企业产权的变动或重组,不可避免地会出现档案的流动。日常进行分类整理,可以避免档案流动时的再整理工作。
三、科技文件材料及科技档案的基本形式
(一)文字科技文件材料及科技档案
1、机械工业产品文字文件材料及科技档案
2、科文字文件材料及科技档案
3、基建文字文件材料及科技档案
4、设备文字文件材料及科技档案
(二)图样科技文件材料及科技档案
1、机械制造业基本产品图样
2、建筑工程图样
3、其他专业性图样
4、设备图样