行政课员岗位职责及流程.docx

岗位说明书
武汉市仟吉食品有限公司
行政课员1 岗位说明书
编号
人资部统一编号
职位名称
课员
制订单位
行政部
制订日期
页次
版次
岗位名称
课员
岗位编号
人资部统一编号
所在部门
行政部
本岗职数
1
直接上级
行政部经理
工资等级
直接下级
保洁员、门卫
薪酬类型
所辖人员
岗位目的:协助行政部经理进行日常行政事务及后勤总务工作管理
责权
职责范围
负责程度
衡量标准
按重要顺序依次列出每项职责及目标
全责/部分/支持
数量、质量
协助行政部经理进行公司日常行政管理工作
全责
按时按质量完成
负责行政部门各项费用统计及费用预算申报工作
全责
按时按质量完成,费用偏差率控制在10%
负责建立、健全行政部各类工作记录档案,负责各类行政表格的发放、编码、统计、回收,并保持档案的有效性
全责
按时按质量完成,确保行政档案记录的完整,档案归档月度错误、缺漏控制在1件
负责公司各种证照的年检工作
部分
按时完成各项年检工作,不出现逾期未办理年检的情况
负责公司商标管理工作
全责
商标的日常整理及申报工作,商标证无过期
负责做好公司开展各项活动的后勤支援工作
支持
行政人员支援的协助工作
员工行为规范的检查及处罚
全责
员工行为规范检查的及时性
负责行政部日常采购事务询价、议价,建立行政部合格供应商档案
全责
办公用品每个品种有3个合格供应商资料可供选择
负责办公区环境、水电、消防安全、守卫管理等后勤服务监督管理工作
部分
综合环境投诉率控制在5%以内
负责公司办公场所清洁卫生和室内环境的绿化状况的检查监督,保证公司有一个舒适良好的工作环境。
部分
综合环境投诉率控制在5%以内
权限
对公司的人员调动协调的建议权
对公司各部门的办公秩序和纪律状况的监督权和处罚建议权
对部门绩效考核有监督的权利
对部门下属员工绩效考核情况有知情权
对行政部部门业务活动的参与权、建议权
营销职责
在行政经理的领导下,计划安排日常行政办公事务及行政后勤服务并执行,保证行政工作的顺利实施和高效完成,为企业提供高效流畅的行政服务。
关键绩效指标
1、费用控制
2、行政事务管理制度和后勤总务管理制度的完善度和执行度
3、公司行政资产的管控
资格要求
教育水平
大专以上学历
专业
行政管理、中文、计算机及应用
培训经历
行政管理培训、项目管理培训、接待礼仪培训
经验
2年以上的行政管理经验
知识
行政管理、公文写作、计算机及应用
技能技巧
数据分析能力、沟通能力、组织能力,计划、组织、协调能力和人际交往能力工作原则性强
能吃苦耐劳,有较强的工作责任心和上进心
较强的团队合作意识
其他
工作协作关系:公司各部门、各区工商所及政务中心、商标事务所、物业公司、行政部相关的供应商
使用工具
计算机、传真机、复印机、局域网
工作环境
固定的办公室
工作时间
正常上班时间或出差
行政费用管理

,使部门费用偏差率控制在10%。

,编制《部门费用执行表》;
,逐步降低预算偏差;
,拟定下月费用计划,编制《部门费用计划表》;
,将部门费用计划交部门经理审查,调整部分费用;
,将确定的部门费用计划交总经理审核后,报财务总监审批。
流程图
财务总监总经理行政部经理行政课员
最终审批
审核
经理修改,并确认
开始
结束
执行预算标准备
根据月度费用情况,编制费用计划表,调整费用偏差

,行政部课员将部门费用统计,分科目填写费用报销单,若费用超过预算,需填写费用追加单;
,行政部课员更新公交IC费用充值表和部门费用登记表,并传至部门经理处;
,交总经理审批;
,行政部课员交财务经理签字后,到财务会计处报销,若报销费用属于其他部门受益,则在报销时将费用划到受益部门;。
流程图
财务部财务经理总经理行政部经理行政课员
会计财务总监
开始
填写部门费用登记表
填写报销单
最终
签字
审批
填写费用追加单
经理复核签字
是否超预算
核算金额并划分到各部门
否
是
结束
行政工作记录档案管理
行政工作记录档案管理标准
、发放、登记的及时性;