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会议筹备方案的拟订.doc


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会议筹备方案的拟订.doc
文档介绍:
薆会议筹备方案的拟订莆    (一)相关知识螁    1.会议筹备方案的内容虿    (1)确定会议的主题与议题芇    会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。蒇    确定会议主题的要素有3点:一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。膄    例:()的会议坚决不开节    a.条件不成熟b.目的不明确c.议题过多d.地点肇    答案:b芄    解析:明确的目的是开会的重点和关键节    例:会议主题的确定应做到()螂    a.有切实依据b.能结合本单位的实际c.主题尽量细化d.有明确的目的螈    答案:abd芆    解析:确定会议主题的要素有3点:一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。蚄    (2)确定会议的名称膁    (3)确定会议的流程:根据到会的主要领导,安排会议主持人;根据会议的主题,确定会议发言人;薈    (4)确定会议的时间和地点莇    会议时间包括实际进行时间和会议过程中的体会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定,确定会议的长短螃    会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中。环境适中。交通方便,会议设施齐全薀    (5)确定会议所需的设备和工具芈    (6)确定会议文件的范围并做好文件的印制工作膅    (7)确定会议代表的组成膅    (8)确定会议的经费预算肀    (9)确定会议住宿和餐饮安排聿    (10)确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工膆    例:秘书人员应根据会议筹备方案的内容,做好会前的()芃    a.分工协作b.统筹协调c.统一汇报d.综合检查葿    答案:abd蝿    2.会议筹备方案的作用芇    (1)确保会议的周密组织莂    (2)确保会议服务质量和沟通协调到位膃    (3)确保领导意图得以贯彻执行。蒀    3.电话会议及视频会议肅    (1)电话会议螄    电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地方的人员举行会议。薂    1)电话会议的交流的特点芀    a.电话会议方便灵活准备时间短,回复迅速,是电子通信会议中花费最少的。膆    b.电话会议缺少身体语言,难以进行互动交流,而且缺少文本,难以传递大量细节信息。袃    c.为了提高电话会议的效率可以搭配使用其他通信方式,增进信息的传输与交流。羁    d.电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业螆    2)电话会议信息工作的要求膈    a.准确发出开会信息膅    b.认真分发会议书面信息材料蒁    c.合理安排会场信息传输设备蒇    d.按时接通电话羅    e.互相通报出席情况。芃    f.做好会议记录。(用录音电话系统记录会议信息)袀    (2)视频会议***    视频会议是利用通信网络传递图像和声音信号的一种现代化会议方式。适用于布置重要工作、宣布重大决定肆    1)视频会议的特点(视频会议属于同步会议)蒂    a.实现了声音和图像同时传递艿    b.打破了空间的限制羇    c.节省时间、费用。肈    d.交流效果较好螄    e.视频会议局限,准备时间较长,投入成本高,交流不够深入广泛虿    2)视频会议信息工作的要求蚈    a.发出开会信息袅    b.分
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