会务实训课件.ppt

会务实训
会议管理——指导要点
会议基本流程
会议承办
与准备
会议签到
与接待
会议通知
会议筹备
方案
会议策划
会议组织构架与审批
会议评估
会中组织
与管理
会后管理
与落实
培训要求
电话会议及视频会议的要求与特点(P4和P6)
一、会议筹备方案的内容与作用、拟写会议筹备方案;
会议主席台和场内座位的安排。会议现场检查(P15)、会议文件的准备
案例分析;
会议食宿、值班突发事件、医疗
与领导的沟通:开头、书面;问题和困难
会议管理——指导要点
知识要点:
会议的涵义
会议的目的
会议的特点
会议筹备方案的内容
构成商务会议的要素
商务会议的类型与特点
确定会议议题和时间的基本步骤
会议主办者的职责
制定会议规则的基本要求
会前、会中和会后办会工作的基本内容
制定会议规则的基本要求
提高会议质量的方法
第一节会前工作
会议策划的要素(主办者、承办者、与会者、嘉宾、其他与会人员的职责)
会议的人员构成(正式代表的权利)
会议的策划方案(流程、列表;会议议题的原则:一支笔、唯一性、计划性、可行性;会议时间和会期;会议地点选择)
会议的筹备会议(策划方案的选择)
提高会议质量的措施
会议的策划
会议的组织和管理会前准备- 成立TEAM组
组织落实,成立工作团队组
会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报
策划案确定之后,需要尽快成立各TEAM组(指大型会议、活动),以便各自分工负责推进工作。一般分为以下几个小组:
1、总指挥:一般由公司高层领导担任,对会议的目的、主题有明确的认识,对整个活动总负责、总协调,是最好的资源。
2、副总指挥:一般由牵头部门的总经理担任。协助总指挥,会议召集人,负责常务工作。
3、策划组: 一般由负责市场推广的人员担任。会议的形式(严肃?活泼?)、颁奖形式(新意?)、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
会议的组织和管理会前准备- 成立TEAM组
4、会务组:负责参会代表的吃、住、行、接送站等,以及相关物资、资料的准备,费用的预算、决算等。
5、秘书组:会议内容的策划、发言稿的跟踪修改、PPT制作、会议资料的整理、汇编。
根据不同内容的会议,还可以成立其他TEAM组,如有展示活动、户外市场活动,可组成展示组、活动组等。
各TEAM组之间都有许多联系,因此需要经常开会沟通,了解各自的进程,推动会前准备工作的顺利进行。
会议的组织和管理会前准备- 成立TEAM组
会议篇会前准备- 策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的
目的、主题、时间、参会人员(类型、人
数)、地点、会议日程、议程、人员分工、
各项工作负责人、各项活动的推进时间等
策划案的内容