精益管理：办公用品定额管理.docx

精益管理:办公用品定额管理办公用品定额管理降低采购费用和管理成本单位:部门:(组):课题的背景、目的及意义(一)课题背景开展办公用品定额管理是对办公用品仓储效率、办公用品消耗、办公用品采购成本等有针对性的管理,同样也是对所有员工树立节约意识有很大的帮助。什么是定额管理?定额管理是指利用定额来合理安排和使用人力、物力、财力的一种管理方法。定额是企业生产经营活动中,对人力、物力、财力的配备、利用和消耗以及获得的成果等方面所应遵守的标准或应达到的水平。定额管理的内容是什么?建立和健全定额体系;在技术革新和管理方法改革的基础上,制定和修订各项技术经济定额;采取有效措施,保证定额的贯彻执行;定期检查分析定额的完成情况,认真总结定额管理经验等等。定额管理是实行计划管理,进行成本核算、成本控制和成本分析的基础。实行定额管理,对于节约使用资源,合理组织劳动,调动劳动者的积极性,提高设备利用率和劳动生产率,降低成本,提高经济效益,都有重要的作用。,通过办公用品定额管理,提高办公用品的管理工作效率,为管理人员及领用人员节约更多的时间,提升效率。同时定额管理的实施对领用部门的办公用品消耗预计提出了要求,从用完即领转变为按计划使用,减少了采购次数,降低采购时间成本。,开展办公用品定额管理工作,是的员工使用办公用品时按计划领取,在计划内必须合理使用,才能完成工作,这样达到了节约办公用品的目的,养成节约的****惯。例如:办公用A4打印纸,采取定额管理前,使用完就可领用无需计划,采取定额管理措施后,员工或部门必须在计划内使用A4纸,为确保在下次领用前能完成工作,就会杜绝浪费纸张的现象。二、存在问题和原因分析以往办公用品管理方法存在的问题:办公用品采用“用完即领”的方式,存在着诸多问题:一是领用频率比较频繁,大大增加了办公用品仓库管理员的工作量;我统计了2015年1-7月份办公用品领用次数。计算下来平均每月领取次数为15次,我们根据每月平均工作天数约为21天计算。这样的领用天数占比次数显然是增加了办公用品管理员的工作量。二是采购次数的不断增加,以往的管理模式,仓库办公用品无库存就会启动采购工作流程,造成每次采购数量不多,但采购次数增加,增加了时间成本。我们可以看到一次简单的采购流程,分成4个步骤,每个步骤间的用时基本在半天左右,这就造成领用部门也需要等待1至2天才能领取办公用品,这些都是时间成本。三是“用完即领”的方式,员工在使用办公用品过程中,不会有计划的分配使用,会不可避免的造成浪费现象。我们可以看到5号电池、毛巾以及笔的都超出了正常办公的使用量,这就是采购“用完即领”的方式所带来的,不可避免的浪费现象三、,由各部门内勤,根据往年办公用品领用数量确定,每月办公用品采购数量,并由精益管理小组根据实际工作内容,判断调整采购数量,定额采购定额发放,各部门在定额计划之外无法领取办公用品。,在日常工作中,加强对办公用品使用情况的观察,发觉使用过程中存在的浪费现象,各部门通过监督教育,并以定量发放的方式,使员工在正常工作的基础上节省办公用品资源。,通过定额采购以减少采购次数,各部门加强管理配合量化办公用品的发放次数,使办公用品管理时间主动权掌握在