浙江省财政厅机关档案暂行管理办法.doc

浙江省财政厅机关档案暂行管理办法
第一章总则
第一条为了加强厅机关档案工作,使财政档案管理规范化、标准化,充分发挥档案在财政工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及《机关档案工作条例》,结合我厅工作实际,制定本办法。
第二条本厅档案是指厅机关和直属单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机软盘等不同形式的历史记录。
第三条本厅的文件材料以处室局为立卷单位,实行文书处理部门立卷制。各处室局应指定兼职文书立卷员,在厅档案室指导下进行本处室局文件的收集、保管、归档工作。
第四条除人事档案按有关规定由专门部门另行保管外,本机关在工作活动中形成的全部档案由厅档案室集中统一管理。
第五条厅档案室的主要职责:
(一)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规,建立、健全本厅档案工作各项规章制度,加强档案现代化管理,不断提高科学管理水平。
(二)统一管理、接收、整理、保管和统计本厅的全部档案材料,收集、整理文件汇编及其他重要资料,并积极提供利用。
(三)指导监督各处室局文书立卷工作。
(四)在“统一领导、分级管理”的原则下,负责对所属单位和本系统的档案工作进行指导、监督与检查。
(五)负责组织有关人员对超过保管期限和失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。

(六)按规定向省档案馆移交档案。
第六条档案工作人员必须忠于职守,保守秘密,钻研业务,努力提高自身政治素质和业务水平。
 
第二章文件材料的接收、整理、归档
第七条厅机关档案室应建立、健全归档制度,各处室局领导及有关人员应重视和支持文书立卷归档工作,将该工作列入处室局及有关人员的职责范围。经办文件人员办理完毕的文件材料,应及时将文稿和有关材料交文书立卷人员保管,不得据为己有。文书立卷人员对具有保存价值的各种门类、各种载体的材料,要收集齐全,及时归档。
第八条文件材料的收集范围按《厅机关文件材料归档与不归档范围》的规定执行。
第九条立卷归档的案卷应依照文件材料自然形成规律,保持文件之间的联系,以问题为主,结合其他特征,考虑文件材料的数量多少和保管期限的不同组合立卷。具体要求是:
(一)立卷归档的文件材料应齐全完整。每份文件的正件与附件,印本与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形成的同一文件,应分别组合在一起,不得分开。文件和电报按其内容联系合一立卷。
(二)档案文件应按其形成年度分别立卷。跨年度的请示与批复在批复年度立卷;跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计在针对年度的最后一年立卷;一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议开幕年度立卷;协议、协定、合同等文件在签字年度立卷;纪检案件材料在结案年度立卷。

(三)文件的立卷,按照“谁主办谁立卷”的原则办理。综合性文件由办公室或综合性单位立卷。
(四)立卷文件要按其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列:批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;批转文件在前,被批转文件在后;法规性文件和其他重要文件定稿在前,历次稿在后;纪检案件文件,结论性材料在前,依据性材料在后。
(五)立卷归档的案卷,应按规定格式逐件认真填写卷内文件目录。
(六)案卷封面应用毛笔或钢笔填写。字迹要工整、清晰。案卷题名简明扼要,反映卷内文件内容,保管期限划分准确。案卷存在问题的,应在备考表中注明。
(七)卷内文件材料要去掉金属物,对破损文件进行修复。案卷装订要结实、美观,不影响阅读。
(八)声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容。
第十条案卷立好以后,分别按永久、长期、短期的保管期限编写顺序号,打印案卷目录。
第十一条各处室每年应归档的文件材料,应在次年6月底以前移交厅档案室,交接双方根据移交清单进行核对,并签字。
第十二条各处室归档完毕后,如又发现具有保存价值的文件,应及时交厅档案室整理立卷或插卷。
 
第三章案卷的保管和统计
第十三条本厅在工作活动中形成的各种档案为一个全宗,案卷应按年代
——机构分类进行整理、保管。
第十四条厅档案室应设全宗卷,将有关全宗历史发展情况的文件材料集中立卷保管。
第十五条档案库房必须坚固,库房内要保持清洁,做好防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作。库内禁止吸烟,不得堆放杂物。
第十六条案卷存放要平展,排列松紧要适当。发现文件破损或字迹失真的,要及时进行修补或复制。
第十七条厅档案室对保管的档案应根据需要定期进行全面检查或重点检查。平时应注意档案的保存情况,发现问题,报告领导,及时解决。
第十八条档案工作人员调动工作时,离职前须