会务接待操作手册.docx

会议接待操作手册原则树立细节决定成败的理念,对工作认真进行分解、量化,周密部署、细致安排,确保全面完成各项工作任务,让领导满意、让嘉宾满意。一、会场的选定与布置(一)会场选择标准1、根据主办方的具体要求安排(若没有要求则选择交通方便、环境优美安静、有知名度的地方以体现主办方对客户的重视);2、会场最好具备同时开会、住宿、就餐的条件,会场要求整体环境舒适、温度适宜、无噪音、光线充足;3、要有足够的坐席,具有数码投影仪与幕布,音响效果好、有白板、立式讲台等;4、就餐环境清洁卫生,能满足参会人员同时用餐的需求,按领导指定标准提前预定好酒水及菜式。(二)会场布置1、导引牌:从一进会场开始首先要有导引牌,会场导引牌、卫生间的导引牌、吸烟区导引牌等;2、条幅:会场门前在条件允许的情况下悬挂条幅、气球竖标、拱门、广告牌等;“ “3、招贴:“禁止吸烟”,请将手机关闭或调至无声”,会场内请勿打电话和随意走动”等警示语分别贴在会场明显处。二、会务筹备(一)会议物资的准备1、来宾资料袋内容嘉宾证、公司画册、会议流程、会议日程、产品图册、纸笔;2、会务组资料接车/机名单(飞机、火车时刻及具体车辆安排),来宾登记表,住宿登记表,用餐分组表,工作人员通讯录;3、物资准备(1)常用物资:饮用水、水果、便签纸、胶纸(宽窄均备)、白板笔、宣传资料等;工作人员工作证、贵宾席姓名台卡、胸花、会议用餐券(二)人员分组与协调1、总指挥主要是会议前期的组织、后期服务和总协调;2、会务组长细节的安排和处理,同时注重会议议程和时间安排,熟悉各个环节的操作情况,协调各组工作及突发事件处理;3、会场组会场秩序的调节、进程的安排、会场现场的业务处理、会场;负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理;4、后勤组用餐协调、与酒店的事务性安排,参会人员的往返接送,票务安排、会议各种费用结算、支付等;5、司机组负责来宾接送服务及物资运送。三、会务运作(一)会务组的工作流程1、确定会场后,会务组成员要熟悉会场环境及清楚知道会场各部门负责人联系方式,如:客房部、餐饮部、会议室、信息部等;2、会务组人员将会议物资安排好并能及时到位,3、会务组需掌握所有会议信息及参会人员联系方式,备注特殊要求、乘坐车牌号及对应司机联系方式、就餐桌号位置;4、在会议开始前一小时进入会场,检测会场设备:麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等;摆放好矿泉水、饮料、水果等,5、安排司仪在会场入口处迎接来宾,引导来宾就坐,6、为保证会议正常进行,会场内除摄像人员外其他人员尽量减少走动;7、会务组要做到会场卫生整洁,杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟;来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决,如果客户提出的问题解决不了的向上级反映,不能隐瞒不报或越权处理。(二)后勤组的工作流程1、保证会场环境整洁,禁止摆放无关物品;2、与酒店前台及客房部保持紧密联系,及时了解入住信息,确保客人的入住安排;3、提前向前台领取客房钥匙,来宾到达时热情接待,详细询问并填写登记表,便于确认;4、来宾填写完登记表后发放整套资料,说明里面装的内容;5、由专人将来