市接待办公室接待工作程序.doc

市接待办公室接待工作程序为促进我市接待工作规范化、制度化、程序化管理,体现我市接待工作的口岸特色、地方民族特色,根据我市基本情况,结合我市接待工作实际,特制定此接待程序。一、接受任务(一)任务报批接待办公室在接到市四大班子宾客来访通知、宾客单位来电、来函后,接待办公室尽快掌握来宾所属省市、单位、带队领导、人数、性别、民族、目的、时间、车次等基本情况。负责接待任务的工作人员认真填写《宾客公务接待通知单》后送接待办公室主任审批或电话请示,并及时向对口联络秘书长汇报,落实接待工作陪同领导及其他相关事宜。(二)编制接待方案接待方案可根据宾客的意见、领导批示和已落实的有关事宜制定。方案内容要做到全面、周密、细致。内容包括:来宾人员名单、陪同领导及工作人员名单、活动日程、住宿安排、乘车安排、就餐安排、市情简介、考察参观点、旅游景点情况介绍、洽谈会、座谈会地点等。接待方案要在宾客到达之前制定完毕,并分送到陪同人员手中。(三)落实准备工作按照接待方案所列各项内容认真落实,接待办公室要预定房间、宴会餐厅、座谈会议室,明确接待车辆及参观考察路线。等级接待任务要通知公安、卫生、防疫、警卫等部门,并通知参观景点做好接待准备工作,要做到任务明确、人员到位,安排周密、万无一失。二、接待活动(一)迎接宾客1、一般考察团队,由各大班子对口单位派负责接待工作的同志到车站或驻地宾馆迎接。2、应邀来访的特殊考察团队和等级接待任务,接待方案中所列有关陪同人员出面迎接,同时要视情况在恐龙市门或宾馆驻地举办欢迎仪式,内容以民族礼仪为主,向来宾敬献哈达、美酒、鲜花,如有其他特殊活动需要安排,再另行通知。3、宾主见面后对口秘书长或接待人员要主动介绍我市在场的有关领导并作自我介绍,引领来宾乘车前往驻地。到宾馆后,接待人员要向客人发送房卡、接待方案及相关资料,并引领主要宾客到房间入住。(二)参观考察1、提前将接待方案送达或电传至有关单位,并取得电话联系,要求有关单位做好接待准备工作,明确陪同领导和接待人员,并告知考察内容、考察路线、汇报材料。2、考察、座谈、洽谈内容如需要报道,要通知新闻单位安排采访人员,并及时做出报道。3、参观考察途中接待人员要主动介绍市情、沿途情况及相关企业情况,做好导游服务工作,接待人员在陪同参观考察活动中,必须正确回答来宾所提出的问题,积极收集来宾意见和建议及其他信息,遇有突发事情要冷静处理。4、参观景点的导游服务人员在陪同参观考察活动中既要认真讲解,又要耐心回答来宾所提出的各种问题。5、凡是接待口岸出境游览观光的宾客,接待人员要协同相关工作人员提前做好相关手续办理等工作,确保出境顺畅、安全、无误。6、在重要宾客的接待、市里组织的重大活动中,接待人员都要着装整齐,佩带胸牌。服务热情周到,沟通协调到位,组织落实迅捷。(三)会议座谈、洽谈、签字仪式1、提前做好准备工作:确定参加会议人员、协助相关部门布臵会议室(挂会标及欢迎标语,摆放会议指示牌,摆放座签,检查音像设备)等,通知参加会议人员、新闻记者提前10分钟到场。2、召开会议进行座谈、洽谈:接待人员引领有关人员进入会场(会谈室),衔接好会议日程,随时观察会议进展情况,督促有关人员搞好服务工作,客人有特殊要求要做好记录,抓紧联系落实。3、签字仪式:由接待办协同有关部门组织实施,认真做好与仪式有关的各项准备工作。4、需要合影留念时,接