邮件的格式范文.doc

邮件的格式范文Email书写格式电子邮件书写的格式一、收件人?仔细确认收件人地址是否正确,(抄送)人数降至最低,(抄送)功能:让相关人员参考,如团队中其他人员;让相关人员知晓,如您的直接主管等二、主题?邮件必须要有主题,主题是邮件的“身份标识”。?主题应该简单,明确且具描述性,或是与内容相关的主旨大意概括邮件内容,使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。(一般不超过35字)三、正文正文内容简洁、美观、易懂,力求简明扼要,并求沟通效益。?称谓+礼貌用语如:***(名字)您好!***经理(名字+职位),您好!***先生(女士),您好!?内容字体:一般选择宋体、黑体;字号:可事先设臵文字大小,一般选择:10—12号字;正文内容编排原则:要事第一,结论在前,分析在后,使用收信人容易接受的口吻陈述内容;?电子邮件内容,附件说明;?结尾套语:如祝您顺利!工作愉快!致礼!等。四、签名签名主要包括:部门(职务)、公司、地址、电话、传真、E-Mail等书写时应将内容归类,一般不超过5行,对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿。签字文字应选择与正文文字匹配,简体中文或者英文,字体应比正文字体小一些。五、附件要上传附件的文件文档:?附件体积不能太大。如无特殊情况,附件体积尽可能控制在5M以内,大于这个数字的,通过FTP或者是网络空间传送。?附件最好都打一下包,因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包含破坏性代码的exe,doc,jpg,js,scr等等格式的附件。?所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密,发给客户的重要信息一定要加密,密码必须在6位以上,且必须是大小写字母,数字,特殊字符组合。密码不可以写在邮件中,可以通过其他方式(如电话)通知客户。六、发送前的注意事项电子邮件发送前应仔细检查收件人,抄送人,主题,所添加的附件等是否正确无误,正文内容是否清晰合理,标点符号是否遗漏等,如果客户端有多个电子信箱,还要确认所使用的的邮件服务器是否正确,不要混淆了内部信箱和外部信箱。七、回复邮件忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者,都是不好的网际行为,因为发信人通常会焦虑地等待回信,甚或怀疑信件是否到达了该去的地方?如果收信者能从信件内容看出正确的收信者,应迅速转送出去。若无法辨认,也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误。直接回复对方发来的邮件时,称号和署名也是必要的。邮件的格式范文篇二:发邮件的格式汇总发邮件的礼仪汇总---让优秀成为****惯一、关于主题主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。,这是最失礼的。,不宜冗长,不要让outlook用?才能显示完你的标题。**公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”,不在一封信内谈及多件事情,(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。,应当根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。二、,拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dearxxx”,显得很熟络。关于格式,称呼是第一行顶格写。“HI”,中文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个BestRegards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待三、,行文通顺若对