商务中心.doc

二、商务中心的服务与管理大型写字楼办公机构集中,商务繁忙,一般会提供各种商务服务项目的商务中心(与大型酒店、宾馆类似)。1、商务中心的设备配置商务中心须配备的主要设备及用品有中英文处理机、打印机、传真机、打字机、电脑、装订机、塑封机、口述录音机、电视、电话、影视设备、投影仪及屏幕、摄像机以及其他的办公用品等。商务中心设备的配备可根据服务项目的增设而添置。商务中心设备的正常使用和保养,是提供良好服务的保证。商务中心人员在使用过程中应严格按照正常操作程序进行操作,定期对设备进行必要的保养,设备一旦发生故障,应由专业人员进行维修。2、商务中心的工作要求和工作程序商务中心的服务是小区域、多项目的直接服务。客人对商务中心服务质量的评价是以服务的周到与快捷为出发点的。要做到服务周到、快捷,必须依靠经验丰富的工作人员和一套健全的工作程序。(1)工作要求。对商务中心工作人员要求有:;熟练的中英文打字能力;熟练操作各种设备的能力;熟悉商务信息知识;熟悉秘书工作知识;具备基本的设备清洁保养知识。(2)工作程序。①服务前:了解客户所需服务项目、服务时间及服务要求;向客户讲明收费情况,开据收费通知单并收一定比例的押金。②服务中:以准确、快捷为原则,按客人服务要求准时、精确地完成服务。③服务后:完成客人所需服务后,填写《商务中心费用收据单》,引导或陪同客人到财务部结账。《商务中心费用收据单》一式三份,一联交给财务部,一联交给客人,一联由商务中心存档。商务中心的主要对象是客人,有时写字楼内部人员也因工作需要在商务中心使用设备,为此制定商务中心签单程序;写字楼内部人员到商务中心使用设备,必须是因工作需要;使用前,必须由该员工所在部门经理的同意。须在《商务中心设备使用申请单》上填清原因、内容、使用时间及批准人后,在不影响为客人提供服务的前提下使用。使用后须在《费用结算单》上签名。3、商务中心的服务项目写字楼客户业务类型不同,自身办公条件不同,对商务中心的服务范围要求不同。较齐全的商务中心提供的服务项目包括:l翻译服务,包括文件、合同等;l秘书服务,包括各类文件处理;l办公系统自动化服务;l整套办公设备和人员配备服务;l临时办公室租用服务;l长话、传真、电信服务;l商务会谈、会议安排服务;l商务咨询、商务信息查询服务;l客户外出期间保管、代转传真、信件等;l、邮包、快递等邮政服务;l电脑、电视、录像、摄像、幻灯、BP机、手机租赁服务等;l报刊、杂志订阅服务;l客户电信设备代办、代装服务;l文件、名片等印制服务;l成批发放商业信函服务;l报刊剪报服务;l秘书培训服务等。三、前台服务小型写字楼的前台仅提供基本的问讯解答、引导服务,大型写字楼的前台服务项目较多,主要包括:l问讯服务和留言服务,钥匙分发服务;l信件报刊收发、分拣、递送服务;l个人行李搬运、寄存服务;l出租汽车预约服务;l提供旅游活动安排服务;l航空机票订购、确认;l全国及世界各地酒店预定服务;l餐饮、文化体育节目票务安排;l文娱活动安排及组织服务;l外币兑换,代售磁卡,代售餐券;l花卉代购、递送服务;l洗衣、送衣服务;l代购清洁物品服务;l提供公司“阿姨”服务;l其他各种委托代办服务。有的写字楼的报修点也设在前台,方便客户报修。四、设施设备管理写字楼的设施设备管理主要应做好以下各项工作:1、设备管理(1)建立设备档案。做好写