文件控制程序.doc

1 目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制,包括外来技术文件、管理文件、标准法律法规等。
3 职责
、发布质量手册和程序文件。
管理者代表负责审核质量手册、程序文件和审批其它现有体系文件(包括质量记录表格)。
各部门经理负责本部门相关文件的编制、使用和保管。
办公室负责组织对现有体系文件的定期评审、发放和回收管理、负责各种标准的收集与管理。
各部门负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
4 工作程序
文件分类及保管
质量手册为公司第一级质量管理体系文件,由办公室备案保存;各部门对本部门的质量手册进行保管。
程序文件汇编为公司第二级质量管理体系文件,由办公室备案保存; 各部门对本部门的质量手册进行保管。
公司第三级质量管理体系文件分为两类:
部门工作手册,作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则:包括管理标准(部门管理制度);工作标准(岗位责任制和任职要求等);技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等);质量记录文件等,由各部门自行保存并报办公室备案存档;
其他质量管理文件:可以是针对特定项目、产品或合同编制的质量计划或其他标准、规范等,文件组成应适合于其特有的活动方式,由各相关部门保存、使用。
公司各级管理性文件,如各种管理规章制度、外来的管理性文件,包括与质量管理体系有关的政策,法规文件等,由办公室保存。
文件的编号
质量管理体系文件的编号规定:
-2-
质量手册
公司名称代号-质量手册-发布年份
例如:JCH-QMS-2007;JCH-表示金川电子有限公司,QMS-表示质量手册;2007年发布年份。
程序文件
公司名称代号-程序文件-章节号(发布年份)
例如:JCH-QMSP-; JCH表示金川电子;QMSP表示程序文件,.
质量记录:企业代号-质量记录代号-标准条款号-质量记录编号
例如:JCH--01;JCH表示金川电子;QR表示质量记录;,01表示第一个质量记录表格。
公司其它文件: 企业代号-文件代号+部门名称-文件顺序号-编制年号
例如:JCH--2007,JCH表示金川电子;PZ05表示品质部发放的第5号放管理文件,2007表示发布年份。
流程图:企业代号-+文件顺序号-编制年号
例如:JCH--2006 JCH表示金川电子;, 2006表示发布年份。
文件的编写、审核、批准、发放
公司所有文件在发布前必须得到批准,以确保文件是充分与适宜的:
a)质量手册、程序文件由办公室负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由办公室负责登记、发放、备案保存;
b)各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总,由管理者代表审批,办公室负责登记、发放;
c)办公室负责将各部门编写、使用的各类文件进行汇总并编制《受控文件清单》,确保各部门、岗位使用有效文件。并根据该清单将待发放和回