汽车销售服务有限责任公司文件控制程序.doc

XX省XX汽车销售服务有限责任公司
GS-QB01-2002A
文件控制程序
A 版
编制:
审核:
批准:
发布日期:
分发号: 04号
1目的
对与组织质量管理体系有关文件进行控制,确保各部门所使用文件为有效版本。
2范围
适用于与质量管理体系有关文件控制。
3职责
。
、程序文件。
、使用和保管。
。
、整理和归档等。
4程序

、第二级程序文件,并由办公室备案保存;
,由各相关部门自行保存并报办公室备案存档。

GS: ---公司代号;
QA:---质量手册如:GS-QA-2002A 为公司代号-质量手册-年号+版本号;
QB:---程序文件如:GS-QB-01-2002A 为公司代号-程序文件号-年号+版本号;
QC:---作业文件/质量记录(第三级文件) 如:QC--01A为质量记录-标准章节号-序号+版本号(A-第一版,B-第二版);
质量手册和程序文件版本说明则直接注明在封面,如第A版;外来文件沿用原编号,方针目标文件以方针目标发布年份作为标识,不设编号。
、审核、批准、发放
a)公司管理体系文件如:质量手册和程序文件由办公室负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由办公室负责登记、发放;
b)各部门文件由各部门组织编写、汇总,管理者代表审核,报总经理批准,办公室负责登记、发放。

文件分为“受控”和“非受控”两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件首页加盖“受控”印章,非受控文件则无“受控”印章。

a)质量手册由办公室组织更改,填写《文件更改申请》,经管理代表审核,上报总经理批准后更改,由办公室发放。办公室应保留文件更改内容的记录;
b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。
c)少许修改可采用划改和加上更改内容。
d)具有较多更改的原文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯一性。

文件使用者应填写《文件登记表》,经相应主管部门负责人审批方可领用。
文件的保存、作废与销毁

a)质量管理体系文件由办公室保管
b)各部门文件由本部门保管。
c)对受控文件,各部门应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。
d)任何人不得在受控文件上乱涂乱改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。

a)所有失效或作废文件,加盖“作废”印章,确保防止作废文件的非预期使用;
b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,加盖“保留”印章.
c)对要销毁的作废文件,经管理者代表批准后销毁。
、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件,应填写《文件登记表》,向资料管理员借阅、复制。

、行业、国际标准的最新版本,统一编号、加盖受控印章。
“部门受控文件清单”,并报办公室备案。
,各部门结合平时使用情况进行适时评审。
5相关文件
《质量记录控制程序》
6质量记录
《文件登记表》
《受控文件清单》
《文件更改申请》
《文件销毁申请》
XX省XX汽车销售服务有限责任公司
GS-QB02-2002A
质量记录控制程序
A 版
编制: XX
审核: XX
批准: XX
发布日期: XX
分发号: 05号
1目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2范围
适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3职责
、管理各部门的质量记录。
、整理、保管本部门的质量记录。
。
。
4程序
、整理、保存本部门的质量记录。
、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;不能填写的项目,将该项