办公室文员岗位任务说明书.doc

办公室文员岗位任务说明书
编号:___YD/BG/005拟制:_____________
核准:_____________生效日期:_____________
一、基本资料
部门名称
办公室
岗位名称
文员
直接上级
主任/副主任
所辖人员
/
二、工作说明
1、主要职责
1、负责文印工作。
2、负责文印、传真设备的维护保养。
3、办理电函、邮件收发、传递等事项,办理报刊收发。
4、接待来访宾客。
2、主要工作内容
1、负责公司公文材料的打印、校对初稿;办理复印、登记等工作。
2、遵守公司有关文印管理的规章制度,遵守保密制度。
3、负责文印室的打印机、复印机、传真机等设备的使用、维护、保养。
4、保持文印室、接待区域办公环境整齐、清洁。
5、办理公司传真件、信件、邮件、电报的收发、登记、送达、邮寄、清退事宜。
6、办理报刊杂志分发工作。
7、做好来宾接待、登记;来电接听、登记。
8、完成主任布置的其他工作。
3、主要工作要求
1、文印
;按照规范的文档格式打印,打印之前要认真读稿,发现文字错误及时进行纠正;对原稿错误有疑问,要询问拟稿人,尽量减少和避免打印错误;初稿打印后认真校对有无录入错误并及时返还拟稿人再次校对,校对完毕后进行修改打印;校对末稿无误后装订交秘书用印、分发。
,要进行审阅、登记。
,遵守保密制度;及时完成工作,记录要完善,节约与本职工作有关的费用。
2、设备与环境
,定期进行维护保养,出现问题及时报修,避免出现因设备故障延误工作的情况。
、接待区域卫生,保持环境的整洁。
3、电函、邮件报刊处理
、登记,送达收件部门内勤人员。
(收件人、发送人、日期、内容)、核对接收方号码无误后发送,发送完底稿进行登记,送还发送部门留存。
、信件后进行分类、登记,外寄件每日定时送邮局邮寄,月底结算费用。公司内部邮件登记后送达各部门。
,打印电报校对无误发传真至118台,定期结算费用。
,及时转发、清退邮件,做好登记。
、分发报刊和杂志。
4、接待
、来访登记,及时向来宾要访问的部门和人员通报情况,做好接待准备。
、来访人员,妥善安排客人落座、喝茶,迅速了解来访人员的基本情况和来访目的,联系有关人员接待;重要客人来访要迅速向领导汇报。
,接听电话语言文明礼貌,语气温和,回答问题清楚;电话记录要整洁有序,便于查询;及时将信息向有关人员传达,接到重要电话立即汇报;对不清楚的事情、不该回答的问题不作随意性答复,如有疑问及时汇报,自觉维护公司声誉。
完