高校教材管理系统项目调研计划.doc

高校教材管理系统项目调研计划项目的目标和范围作为一所高校,教材管理工作虽然不是工作的重点,但是有效的管理对于维持教学秩序的稳定非常重要,缺乏有效的管理,很容易造成教材不及时到达、重复定购、定购价格过高、库存不准确等问题,造成经济损失和教学秩序混乱、影响学校声誉。因此非常有必要开发一种高效的教材管理系统。教材管理工作主要是根据授课老师提供的教材征订信息,汇总形成整体的教材征订计划,同时针对日常教材的库存进行管理,有效率的做好书籍的领取和入库的登记工作,有时还要对有残缺、丢失等问题书进行登记。当缺少某类教材时,开始与书商联系报价,选择总体条件最优的书商确定订购,采购部通过银行向书商付款后,书商发货并在指定时间前到书,书籍入库后,教材出入库管理员按照各系的教材计划进行教材的分发工作。作为整个工作实际是一个完整的“进销存”处理系统。但是对于本教材系统,我们开发的目的主要是为了满足学院教材中心的管理需要和学生查询的需要,解决教材的有序地征订、教材的库存管理以及教材的状态信息如是否订购、是否发放的及时向外发布,以提高教材管理的效率和准确,因此我们在开发中应该设法使系统在这一方面的功能尽可能完善,同时也要使得系统平台的操作界面更加友好,方便广大老师和学生们的使用。该项目的范围是对于高校教务部门中教材管理模块的系统实现,主要是为了完成教材征订、订购、发放、活动记录等一系列复杂的行为。(1)部门的名称、人员数量和结构教材管理系统主要包括五个部门:用户管理部门,教材征订部门,采购部,教材出入库管理部门,会计部。用户管理部门中主要是教材管理系统的系统管理员。教材征订部门中根据职能,其中主要是对于教材征订信息的收集和校验确认的工作人员。采购部门中主要有负责和教材出入库管理部门沟通交互的人员,和主要负责和书籍供销商交互的人员。教材出入库管理部门主要有对库存教材日常维护统计的人员,对教材出库和入库管理人员以及管理记录的人员。会计部主要是对于消费记录的保存和对于资金的管理人员。(2)部门的主要任务用户管理部门的主要任务是:对学生和老师的基本信息的录入、增加、删除和更新,对于教材的即时信息的更新。该部门主要工作是对于大量信息的维护。教材征订部门的主要任务是:向老师发放教材征订单,并将征订单上的教材信息进行确认和汇总,将汇总过后的教材信息提交给采购部。采购部的主要任务是:与教材出入库管理部门进行沟通,将接收到的教材征订单的信息与库存信息对比计算,生成订购单。教材出入库管理部门的主要任务是:统计教材库存量,对于新购教材入库和教材发放进行管理。会计部:管理该系统中的财务流向,比如在采购部进行采购的时候进行资金的管理操作。(3)业务处理流程教材征订部门在学期中旬向任课老师下发教材征订单,老师在规定时间内填写征订单并上交,教材征订部门将征订的教材信息进行确认,确认之后分别按照出版社和班级为序生成两张教材预订购表,将以班级为序的教材预订购表单提交给用户管理部门(用户管理部门将老师和学生的教材信息录入,并且需要将学生和老师的教材信息状态更新为:已选定)),将以出版社为序的教材预订购表单提交给采购部。采购部将教材预订购表单提交给教材出入库管理部门,教材出入库管理部将教材库存量与相应教材的预订购数量进行对比计算,生成教材订购表单,此时的教材订购单表示的是最终的数据信息。采购部根据教材订购单在订购平台与供销商交涉,订购教材(此时用户管理部门需要将学生和老师的教材信息状态更新为:已订购),此时订购凭证需要保存,以便和将来的实际到货的教材量对比。在订购教材时,将订购凭证交予会计部门进行登记、记录,并且提取一定的资金进行采购。教材出入库管理部门在平时是对于教材库存量的管理,在订购的教材到货后将教材登记入库并保存(此时用户管理部门需要将学生和老师的教材信息状态更新为:已到货),在发放教材时对教材进行出库登记和库存量的整理。该部门要有非常明确的关于教材出入库的记录,以便核查核对。用户管理部门的人员将老师、学生的基本信息比如:学生的学号、姓名、班级、专业、院系、课程,老师的工号、姓名、院系、教授课程等进行系统录入,在教材征订部门将以班级为序的教材预订购表单提交过来后,将教材使用信息进行系统录入。(3)业务处理过程中涉及哪些专业领域的知识?在进行教材征订的过程中,设计了统计这一专业领域的知识,教材征订单是对于每位任课老师发放的,其中主要内容有课程名称、课程编号、教材名称、出版社等基本信息,而教材订购的时候是需要使用整理汇总之后的信息的,所以需要运用统计的相关知识,将汇总之后的数量确认后记录,并将该信息