企业合同管理讲座.ppt

第一部分企业合同管理概述一、企业合同管理的基本概念 1、合同概念:合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。2、合同管理概念:大体而言,是指在企业洽谈、签订、履行合同的过程中,各部门根据相关内部管理制度的规定,严格按照既定程序履行相应的职权,有效防范法律风险的管理行为。 3、目的:防范合同法律风险,及时化解合同争议。4、保障措施:(1)机构与人员设置(专职机构、专职人员)(2)相关制度建设(职权划分、流程管理、监控机制、纠错机制、责任机制)(3)管理工具(软件):恒润基、东山、风语者、Emptoris沐雷、财易、智邦、edoc2(软件功能:合同登记、合同模版、合同拟定与审批、合同原件的扫描与存档、合同引用文档管理、合同借阅、合同变更、合同付款提醒、合同查询、合同分析)营,离不开合同。就油脂公司而言,我们接触到的合同就包括多种类型:原料买卖、运输、仓储、检验;进出口代理、报关报检代理、招投标代理;资产并购、投资合作;工程建设、设备采购;水电热力供应、电信服务;房屋买卖、租赁;土地使用权转让;专业服务,如审计评估、法律服务。上述合同都可能存在法律风险。合同管理的目的,是尽量规避因合同产生的法律风险。二、企业合同管理制度的主要内容 1、合同的归口管理制度; 2、交易对方资信调查; 3、合同洽谈、签订、审批、会签、审查、登记、保存; 4、法人授权委托办法; 5、合同档案管理; 6、合同专用章管理; 7、合同履行过程监控; 8、合同纠纷处理机制; 9、合同定期统计与考核检查办法; 10、合同管理人员培训制度等。企业通过建立一整套规范、科学的合同管理制度,同时,落实各项制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。三、企业合同管理的主要环节根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分,企业合同管理分为:事前防范、事中控制、事后应对三个阶段,并且是以合同事前防范、事中控制为主,事后应对处理为辅的企业合同管理方式。第二部分综合管理制度一、合同归口管理 1、业务部门:提出需求、洽谈交易(公司领导/法务/财务)、草拟合同(法务)、履行合同(财务) 2、法务部门:前期法律调查、风险识别、协助谈判、审核修改合同、全程跟踪履行 3、财务部门:前期财务调查、财务监控 4、审计部门:跟踪审计 5、综合部门:合同用章管理 6、档案室:合同档案管理 7、公司领导:合同审批、重大事项决策、各部门协作二、合同审批、会签与登记制度1、审批流程:经办人-业务部门负责人-法务-财务-分管领导-主管领导 2、审批权限:按合同金额划分(须考虑公司章程关于董事会、总经理职权的规定) 3、会签制度:合同审批表,各部门与公司领导会签后办理合同签字盖章手续