【社会科学类】管理系统设计.pdf

绪论
制造一种改革的气氛
一个管理者最首要的任务,是能带领他的部下在规定的期限内圆满地完
成任务。尽管大部分管理者都很努力,但结果却并不尽如人意。重要的是,
每一十管理者都能自觉地回顾每天的工作,可以说,这是向现状进行挑战的
第一步,也就是一切从这里开始:
·工作是否全部完成了;
·是否制定了工作计划并一一付诸实现;
·有没有在同其他部门打交道时出现了扯皮;
·规定的工作时间里是否有闲暇;
·是不是由于部下的原因使自己忙得不可开交;
·是否感觉到职责范围中的一项工作缺少规定的程序;
·是否在工作中发现了无法遵守的规章制度;
·能否在工作中充分行使自己的职权;
·是否有一种想从依赖文件的事务工作中解脱出来的感觉;
·有时间考虑明天、一个星期以至一个月以后的工作吗;
·是否感到桌子上的报表太多了。
这些问题的回答,假如不太尽如人意,可以说,这个组织就还有改革和
进行设计的余地。
常常看到这样的情景:当我们踏进工厂,就感到厂长格外的忙;一进入
车间,就看到车间主任正满头大汗地拼命工作。这给人的印象,是工作在驱
使着各级管理人员,而不是管理人员在支配着工作。这些经常碰到的场面不
得不使人想到,是否可以在组织结构、工作程序、业务标准、规章制度和信
息流通以及工作推进方式和思考间题方式等方面再动动脑筋。坦率他讲,我
们不少管理者,包括众多的经理、厂长们在怎样才能更科学、更合理、更有
效率地出色完成任务方面所动的脑筋是远远不够的。
我们需要一种改革的气氛。
管理设计的内容
企业管理系统设计,是企业组织结构及其运行体系的设计。它包括两方
面的内容:一是企业组织机构的设计(或再设计);二是保证这套组织机构
正常运行所需要的约束机制和激励机制的设计(或再设计)。
企业管理系统设计是建立和改造企业组织的过程。因为我们面临的,大
多是一个已经建立好并运行多年的系统。因此,我们更侧重于对一个已建立
好的组织进行改造和再设计,以提高工作效率。故管理设计就有了下述几项
内容。
()对现有系统中的问题进行诊断和纠正。包括进行系统调查和系统
分析,找出原因,并对症下药。
()改进现有系统。如对其组织机构、职能划分、职责权限等进行重
新组合;对工作程序、业务标准等进行改造。
()开发新系统。企业组织内的机构、人员的重新组合,往往可以产
生新的系统,以不断扩大企业的整体功能。
()为现有的系统开发新用途。
企业的组织好似一座金字塔,塔尖是最高决策者和经营者,以后依次为
管理者、监督者和操作者。不同的管理和作业层担负着不同的职能,因此,
管理设计者首先面临的是进行职能分析,以决定哪些职能是由哪一个层次的
管理者担负的,或者哪些职能是由哪些管理者共同担负的,并依此决定企业
的组织机构和职责权限以及业务分工。对部门和机构是这样,对每一个人员
也一样。例如,在和他有关的工作内容中,哪些工作是由他独立处理的;哪
些是由他先请示后再处理的;哪些是可以先处理然后再汇报的;哪些是不属
于他处理的。更进一步的,哪些他正在处理的本来不应由他处理;哪些应由
或能够由他独立处理的现在却需要请示或汇报;哪些不属于他职责范围内的
事却显然更应该由他处理。诸如此类的分析与改进都是管理系统设计要解决
的问题之一。企业是由许多部门和岗位组成的,他们不但要处理由他们独立
处理的工作,更多地要共同处理各种业务,如计划的编制、执行、反馈、修
订就涉及很多的部门和岗位:谁来收集计划资料、分计划的草案由准来编、
谁来汇总、谁来审批、审批后的计划由谁交由谁来执行、执行情况向谁反馈、
执行情况有差距时由谁来调整计划、执行情况准来统计、谁来分析、谁来考
核、怎样向下一轮计划提供数据⋯⋯。在这整个过程中,有多少工作环节,
谁来做什么,什么时间做,怎样做,采用什么表单,信息反馈的手段和承担
者怎样检查与考核,业务归档材料交何处。所有这些都应该由统一的业务标
准加以明确地规定。这样就可以大大节省精力、避免扯皮、减少差错、提高
效率。这是管理系统设计要解决的问题之二。
通常,企业中有很多好的经验,它们是长年积累而成并行之有效的,但
这些都掌握在个人手中。常有这样的情景:一个好的人事科长可以将全科员
工调动得井井有条,大家也干得很舒心。一旦这个科长离任、新科长到任,
一切就会从头开始,大家要忙着适应新科长的工作方式。这一过程常要持续
数月之久。因此,我们需要把企业中好的经验和好的管理方法整理、提炼成
管理标准,形成规范的文字记载下来,成为企业的财富,使人人都会用,并
在此基础上不断改进与完善。这样才能保证管理的持续和稳定,避免人事调
动引