企业文档管理的问题与对策培训讲义.pptx

中国人民大学信息资源管理学院宫晓东:企业文档管理的问题与对策深圳海油文档工作培训专用目录企业文件的形成与处理企业文档管理的基本概念建立正确的企业档案意识企业文档管理的基本体制企业文档的区分与类集企业文档管理实务企业文档管理的自动化企业公文的写作与处理一、基本概念(一)文件的概念、特点、作用。1、文件的概念文件是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料。公文即公务文件,是指机关或以公职身份的个人在公务活动中形成和处理的文件。(在这里,我们所指的文件即公文)2、文件的特点第一,文件有法定的作者。第二,文件有法定的权威。第三,文件有特定的体式。第四,文件有特定的处理程序。3、文件的作用第一,信息的记录;第二,信息的传播;第三,信息的存贮。(二)文件的划分与文种发文1、文件的划分收文来源和去向内部文件上行文行文关系下行文法规性文件文件平行文指导性文件通报性文件性质、作用记录性文件保密文件保密要求非密级文件时限文件时限要求非时限文件一、基本概念2、基本文种(1)指导性文件:决定、决议、计划、规划等。(2)规章性文件:条例、规定、规则、办法、章程等。(3)公布性文件:公告、通告、布告、启事、通报、通知、简报等。(4)请示批复性文件:请示、批复、指示等。(5)函类文件:公函等。(6)报告类文件:专题性报告、综合性报告等。(7)会议类文件:开幕词、讲话稿、会议总结、闭幕词、会议记录会议纪要、会议议程等。(8)合同类文件:合同书、协议书等。(9)财务类文件:台帐、报表、凭证等。二、文件的写作(一)文件写作的基本要求1、观点正确2、切合实际(1)明确发文目的。(2)掌握本单位的具体情况。(3)严格核实材料。3、正确使用语言文字(1)用词要准确。(2)语言要简练。(3)语气要适当。(4)避免完全口语化。4、讲求时效5、符合体式要求6、注意正确选择文字的字迹材料和书写材料(二)文件写作的基本步骤1、了解发文背景,明确发文目的具体内容包括:(1)   发文对象(2)   发文范围(3)   文种选用(4)   提炼主题(5)   对收文机关的具体要求2、调查研究,收集材料3、拟写提纲4、撰写正文(1)   突出文件的主题:拟好标题、写好导语、在内容的布局安排和文字的表述上突出文件的主题(2)   处理好观点与材料的关系(3)   有关事项要交代清楚:人物、时间、事件、会议的名称、地点、所引用的文件的名称等。5、检查与修改(三)主要文种的写作要点1、决定与决议决定与决议是领导机关在工作中对某些问题、行为、事项所作出的重要决策,一般都是带有领导性、法规性的文件。2、规章类文件条例、规则、规定、办法、规章等都是为了在工作或社会活动中建立正常的秩序而颁发的规章类文件。此类文件一般具有四个基本部分:标题、导语、具体条款、附则。3、公布性文件公布性文件是宣布某个事项、规定,告知收文者某些需要了解的事宜或应当周知的要求时所使用的一类文件。包括:公告、通告、布告、启示、通报、通知、简报等具体文种。公布性文件结构比较灵活。公布性文件的正文一般由三个部分组成:一是导语,用于阐述发文的根据、目的等;二是事由,即文件要宣布的具体内容;三是结尾,用于说明相关事项。由于公布性文件常常以报刊、张贴等形式与公众直接见面,因此这类文件的语言要通俗,句子宜短不宜长,使其易读、易懂、易记。公布性文件写作的具体要求:(1)公告。公告一般是较高级别的政府或机关所使用的文种。要求语言庄重,行文简练。不做细节性的叙述和解释。(2)通告。一般对两个方面有明确的限定:一是对公布的范围有所限定;二是其内容必须限定在某项具体的事件范围内。写作是要求针对问题,结合实际。(3)布告。布告是一种极为普通的公布性文种,使用的范围较广,所公布的内告事项可大可小,对发文机关的级别也没有具体的限定。为了增加宣传效果,其行文可以活泼一些。(4)启事。启事是对受文者提出某种具体的要求,并希望得到回音的一种公布性文种。要求对问题的描述要简洁、明了,相关细节一定要交代清楚。版面可以活泼一些。(5)通报。一般用于或表彰或批评的文件种类。要求语言严肃、实事求是,不夸大其词,所通报的内容要交代清楚。(6)通知。通知是一种成份比较复杂的文种,既可以用于公布性文件,也可以在机关内部传递;既可以是下行文,也可以是平行文。(但不能用于上行文)对通知的要求类似对布告的要求,一般没有什么限定。各机关凡属要周知、传递的意向或事宜,均可以使用这一文种。(7)简报。简报是机关之间专门用来交流情况,反映问题所使用的文种。简报可以作为上行文、下行文、平行文等各类文件的具体形式。根据其内容可以分为综合简报、专题简报、会议简报等。简报一般具有期数,应连续编号。简报不具有法律法规的作用,仅提供参考作用。4、请示、批复类文件请示就