参观检查接待工作流程.doc

参观检查接待工作流程重要来客来访参观检查接待工作任务内容1、重要客人、团队来院检查、参观、洽谈等,由接洽人员提前通知办公室策划安排接待相关事宜。未予通知但办公室知晓的,应及时联接接洽人员及分管领导询问接待事宜的安排情况。2、办公室审核来院客人身份,按保密管理要求分类安排接待处置措施。涉密、涉外接待按保密管理制度有关规定处置。3、明确客人来院参观、洽谈、检查的主要内容,制作参观证,拟定日程表,准备摄影、摄像、录音器材,布置会议室,通知参会人员,安排车辆、住宿、就餐事项,预定车船机票。4、客人来院前检查卫生状况,重点区域包括:办公楼大厅、楼梯,各楼层厕所、院区公路、各实验室、各会议室、领导办公室。5、拟定参观(检查)路线,指定服务人员,通知协调各部门做好接待准备。6、服务人员事项:(1)涉及院重大历史事件、隆重庆典、重要新闻人物来访、重要领导检查、社会著名人士来访等应安排摄象、摄影、录音。(2)布置会议场所:架设投影、录音、扩音(喇叭)等设备(3)宣传:制作张贴标语、指示牌、参观证,联系邀请新闻媒体,并负责接待(食住行)。(4)会场服务:准备茶水饮料、香烟、水果、鲜花(5)陪同(引路):带领客人沿规定路线走访参观院区开放场所(一般由领导陪同)(6)准备样品室,区分陈列样品是否涉密,检查宣传展板、展示物品、室内清洁、灯光,必要时准备签名、题字文房用具及席位。(7)保密安全保卫:如有必要应组织兼职保卫人员参与随队警戒。(8)做好会议记录,一般由院办公室安排记录在专用记录簿上存档。(9)制作、购买、发放纪念品。(10)联系接洽饭店、酒店、车辆保障,按接待进程核实准备情况。需住宿的,核实酒店订房情况。(11)联系合理的游览景点,安排游览时间及路线。(12)安排客人返程用车、预订车船机票。