合同印章和合同文本管理规定.doc

合同印章和合同文本管理规定合同文本和合同印章管理规定第一章合同文本管理第一节总则1、建立和完善合同管理制度,是公司规范公司经营行为,保护公司的合法权益,建立公司良好的经营管理秩序的重要举措,公司各级管理人员必须严格遵守本规定。2、为保证公司经营活动的有序和有效,所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理,办理《合同审批表》。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同,任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的,责任人应承担由此引起的经济和法律责任。3、公司各级管理部门,在对外签订经济合同时,应遵循以下原则:(1)遵守国家法律法规和行政法规;(2)贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则;(3)不能超出公司的经营范围;(4)必须保障公司的合法权益;(5)不违背公司的各项规章制度和公司利益;(6)禁止重要合同未正式签署即先行执行;(7)材料、设备采购合同的签订,尽可能采用招标方式,充分对比性价比后确定合作方签订合同。4、公司综合办负责对公司合同实现统一管理,指派专人负责合同签订和执行过程的审核工作,以及合同履行的监督检查、归档,纠纷的处理等。5、公司法人是我公司签订各类合同的法定代表人,其他人员对外签订合同时必须经公司法人的授权委托方可签订合同。6、合同专管人员配合各级部门必须对已签订合同的执行进行连续的监控。合同执行过程中发生的变更、合同执行情况评估等,均应按公司合同管理规定要求进行操作。7、公司的合同分为三大类,即:经济合同(销售合同、采购合同)、技术合同、劳动合同。8、综合办是劳动合同的专管部门,技术中心是技术合同的归口管理部门。经济合同按业务归口由业务部门进行管理。第二节合同办理1、合同起草:(1)凡发生金额在1万元以上的业务事项应事先签订合同,由业务经办部门负责提供书面合同文本。(2)合同文本的格式应一律参照使用公司相关标准格式合同范本。合同内容无范本的,由各部门自行编制,但应确保合同内容的完整、严密和有利,并将自行编制的合同文本报综合办备案。(3)合同的主要条款和内容必须符合法律法规,当事人各方的权利和义务必须明确,文字表述清楚准确。2、合同谈判:(1)合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。经招标确定合作方的合同谈判,应由原招标经办部门负责。(2)所有经济合同的谈判,原则上至少有二名经办人员参与谈判。(3)谈判前参与谈判人员必须做好准备工作,对合同涉及内容要作出充分了解,关键条款必须做到详细调研分析(规格、价格、质量等),充分掌握证据,做到心中完全有数,寸土必争。(4)参与人员事前相互做好沟通,统一思想,所有意见分歧必须在谈判前得到解决。(5)谈判前参与人员不能饮酒,保持头脑清醒思维敏捷。(6)谈判人员至少有一人应具备一定的谈判技巧和相关业务知识,原则性强。(7)参与人员至少有一人要做好谈判现场的笔录(或采用录音),不能放过任何关键细节,以便不明确、不清晰的问题事后得到分析和总结。(8)不论对方表现如何,我方工作人员必须做到严格遵守时间、地点等约定。第三节合同审批及签订1、合同经办人员必须按《合同审批表》与权限规定执行,将草拟合同呈送相关授权人员审核签署有关方面的意见。2、每一项合同的签订,必须按公司《合同审批表》,完成相应的“签字组合”。3、合同评审人员负有合同审查责任,必须就其部门职能范围对合同内容进行审查,以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。4、经济类合同,特别是有不能确定合法性或对合同条款存在疑问时,须邀请法律顾问予以审核。5、可对外签订经济合同资格的人员:公司法定代表人;公司法定代表人授权代理人(授权委托书),在其授权范围内行使对外签约权。6、合同的审批权限:(1)经济合同合同金额在5万元以上由总经理审批。(2)技术合同、劳动合同由总经理审批。(3)5万元以下的经济合同及其他合同由业务归口部门申报,由分管副总或经理审批。(4)产品销售合同金额在5万元以下由营销经理审批。第四节合同的履行1、签订合同的部门负责人是负责合同履行的主要责任人。合同履行中出现分歧时,应及时与对方协商处理,必要时应邀请律师参与,并向公司领导汇报。2、综合办负责指派专人对合同进行管理,建立各类合同台账,跟踪监督各类合同执行情况,各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交每项合同执行的相关资料。3、各部门建立相关合同分管台帐,尽力保障合同的履行。如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难,或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时,经办人或经办部门应立即在合同有效期限内,与对方当事人进行协商,并及时上报公司总经理批示。合同的变更或解除手续应根据有关规定办理。变更或解除合同必须采用书面形式,并重新办理合同的审批手续。4、合同执行过程中,以及完毕后,合同管理责任部门应定期进行合同执行情况