商务信函写作教程.doc

第二部分:商务英语商务信函写作教程(一)结构国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂,一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分:1、信头(TheLetterHead);2、案号和日期(TheReferenceandDate);3、封内地址(TheInsideAddress);4、经办者行(TheAttentionLine);5、称呼(TheSalutation);6、事由行(TheSubjectLine);7、信的正文(TheBodyofLetter);8、结束礼词(TheplimentaryClose);9、签名(TheSignature);10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);11、附件(Enclosure);12、抄送(CarbonCopyNotation);13、附言(Postscript)在这十三项中,有些项目,如4、10、11、12、13项在相互传递信息时,如无必要,可以省略;其他项目,在正式交往的商业书信中是不能省略的。(二)格式国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具,在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式,不可按自己的****惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种:齐列式(TheBlockStyle)、缩行式(TheIndentedStyle)、混合式(TheModifiedBlockStyle)。1、齐列式。除信笺上部已印好的信头外,凡用打字机打出的部分均自信笺的左线边缘向右打出,各行左缘起始处完全排齐,因而称为齐列式,采取这种格式既便于打字,又整齐美观,是现今最通用、最流行的英文书信格式。2、缩行式。用缩行式排列的信函,其主要特点是:日期排在信笺的右上方;封内地址,按昔日****惯,下一行要比上一行往右缩进2~3个字母,但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文,每段开头大约向后缩进3~5个字母,一般与称呼行Dear后称呼排齐。3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点,大部分项目按齐列式格式排列,但日期和结束礼词的排列同于缩行式,即日期可置于信笺右上方,结束礼词放在正文下的右边或居中,事由行多与左线边缘排齐,但也可居中。(三)信封的写法在寄往国外信函的信封上,书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置,都不同于国内信封的写法,其主要特点是|:1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角,商贸机构所用的信封,通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置,现在的流行写法,除缩略语外,已不用标点符号;3、邮票贴在信封右上角,现国外来函大多已在右上角印妥邮资;4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式,也可用缩行式。其真的不掉线吗??、????????????排列顺序与汉语相反,先写姓名,后写地址,写地址应由小至大,即先写机构名称,依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮区代号,最后写国名;5、关于信件类别,投递方式及其他事项说明,写在信封左边寄信人地址下,或写在左下角。如怀疑信件能否送交收件人,可在信封最下缘标明“IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTO…”,意为“无法投递,请退交……”(四)具体内容建立贸易关系建立贸易关系(EstablishingBusinessRelations)是双方业务往来的基础,要扩大贸易往来,就必须在巩固发展已有的业务的基础上,不断物色新的贸易对象,不断拓展业务关系。建立贸易关系的方法大体(如广告、函电等)来建立联系。在现代经济生活中,后者由于传播速度快,扩散面广而被广泛采用。无论采用哪种方法,都必须事先做好市场调研市场调研一般着重这几个方面:1、该市场的商业****惯,海关条例,特别是****惯作法和付款条件;2、进出口机构及其国内商业联络途径;3、市场购买力,消费者的兴趣、爱好;4、同类商品的竞争情况;5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例;6、港口条件、地理、社会、政治情况。新的贸易对象的名称、地址,一般可以从这几个方面来获得:1、代理商、推销小组的推荐;2、现有来往的银行或客户的介绍;3、贸促会和商会的介绍;4、驻外使馆商务处的介绍;5、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前,应该对其进行资信调查,调查的内容包括资金情况,经营能力、商业信誉等等。建立贸易关系的函电,可以介绍本机构所经营的业务,寄送商品目录、价格表及样品等。为了促进交易,也可以询问对方的愿望和要求。建立贸易关系的函电,必须热情诚恳,除注意礼貌外,不必过于谦虚,一定要给对方留下一个良好的印象。询盘询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品,向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标(作报价单用),等等。具体询盘是买方有做买卖的要求,指定