公司文件编号规则.doc

文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档,确保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转。2、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。技术类文件:就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;编号文件包括纸介文件以及电子文件。3、编号办法3、1公司名称约定公司全称:简称: 3、2 日期表示格式:yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如2012表示公元2012年。 mm月份:用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。dd某日:用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。例如:2012-10-12或20121012 表示(2012年10月12日)3、3文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准: 起草版本得编号为0、1,0、2,0、3, 、、、,0、10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如, 0、1, 0、1、1,0、1、1、1、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、0,1、1,1、2, 、、、,1、10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1, 2、2等。3、4 技术文件命名格式:FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号,参见3、3节YYYYMM:年月3、5其她文件得编号 3、5、1 公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度,则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。相应得部门代号如下:综管部:ZG采购部:CG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTT文件类型:规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度; ‚质量管理文件—QS,公司运转过程中得各类文件与记录。 nnn:文件流水号dd:文件版本号YY:年份例如:考勤管理制度得文件编号为:FIRST-RR-001-1、0-12,表示2012年发布得1、0版考勤管理制度,适用于公司全体人员得规章制度。3、5、2 合同协议合同协议得编号格式为:FIRST-yyyymmdd-T-nnnyyyymmdd:签订合同得年月日 T:合同类型 XS-销售合同 CG-采购合同HZ-合作协议 LD-劳动合同QT-其它合同nnn:合同流水号3、5、3传真发出得传真编号结构为:FIRST-AA-R/S-BB-yyyymmdd-nnnAA:人员姓名R表示收到传真,S表示发出传真BB:传真得主题(不超过15个汉字)yyyymmdd:表示日期nnn:传真流水号传真属于临时文件,一般不做长期保存,如需要保存,则应对其复印,并以外来文件得命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。例如:FIRST-张三-R-宁波下月订单得回复-20121012-01 (表示在2012年10月12日收到从宁波发来得传真,主题为“下月订单得回复”。3、5、4电子邮件得命名规则电子邮件需要归档管理时,按传真得命名规则命名。3、5、5外来文件外来文件结构为:FIRST