采购流程及采购流程管理.docx

采购流程及采购流程管理采购流程及采购流程管理采购流程是采购管理中最重要的部分之一,是采购活动具体执行的标准。采购流程由于采购来源、采购方式、采购对象的不同会有一定的差异,因此采购流程的设计是十分重要的。企业规模越大,采购金额越多就更要重视采购流程设计。采购流程的设计适合采用闭环方法,即实施、监控、反馈、优化。一般采购流程包括采购计划、采购认证、采购订单和管理评价四个环节。[1]在采购流程设计中要注意以下事项。一是采购流程的环节应该与采购物品的数量、种类和区域相匹配,流程的环节过多会增加作业内容和成本,降低工作效率;流程的环节过于简单,则会导致采购过程失去控制。二是采购流程要保持其流畅性和一致性,避免同一采购文件在不同部门有不同的作业方式;避免同一采购文件签字部门太多,影响工作效率。三是明确各项作业的任务、权力和责任,并明确核查办法;同时要注意弹性原则,防止偶然事件造成作业过程中发生摩擦、重复与混乱,如“紧急采购”等偶然事件。四是采购流程的设计要体现民主决策的思想,采购流程的设计应该由计划、设计、工艺、认证、订单、质量管理等相关人员一起来研究决定。一个完整的采购作业流程应该包括以下内容:发现需求、编制采购计划、选择供应商、拟定采购订单、跟催货物、验收货物、支付货款和更新记录。(一)发现需求采购的起点是发现需求。对于一般企业而言,采购产生于企业的某一个部门的具体需求。比如,办公室需要办公用品;实验室需要实验器材;生产部门需要原材料等。每个部门具体负责业务活动的人员应该很清楚地了解本部门的需求:需要什么、需要多少、何时需要等。为此每个具体的部门都要提出自己的采购需求计划,在规定的时间里提供给采购部门,由采购部门进行集中采购来满足企业发展的需要。对于配送中心来说,采购的需求一方面来自中心内部各部门的实际需求;另一方面则来自客户的采购需求。配送中心的任务就是通过对采购需求的审核来确定采购计划,比如,采购多少;何处采购、何时采购等等。(二)编制采购计划采购计划,是指企业管理人员在了解市场供求情况、掌握企业物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购活动所进行的部署和安排。它包括认证计划和订单计划两方面的内容。采购计划有广义和狭义之分。广义的采购计划是指为保证供应各项生产经营活动的物料的需要而编制的各种采购计划的总称。狭义的采购计划是指年度采购计划,是企业计划年度内生产经营活动中所需要采购的各种物料的数量和时间所作出的安排。采购计划是企业生产计划的一部分,是企业年度计划与目标的组成部分。编制一个完整的采购计划主要包括以下八个环节:。制定采购计划需要与认证部门协作进行。准备认证计划是整个采购计划工作的起点,也是做好采购计划的基础,主要包括四个方面的内容:接收客户提交的批量需求计划、接收余量需求计划、熟悉认证的环境资料、制定认证计划说明书。,主要是分析所采购物料的基本情况,比如,数量、规格、质量标准、涉及的金额等。由于在具体的规格要求交给供应商之前,采购部门是能见到它的最后一个部门,因此,需要对其进行最后的检查。如果采购部门的工作人员对申请采购的产品或服务不熟悉,就会导致检查无效。所以采购部门的评估一定要建立在专业基础之上,以保证采购的科学性。