合同管理流程(采购).doc

采购合同管理内容
采购合同的签订之前需要确定的一些事项，以及在签订合同、履行合同过程中需要注意的问题。下面，通过流程图，并对流程图进行解释，来同大家一起商讨。
流程如下：
生产部门发出采购信息→采购部（采购部与库存部门确定采购对象库存是否可以）、技术部（采购部与技术部确定采购对象的技术要求和自己的技术力量）、财会部（确定本公司的资金流量，保证付款）→采购部选择交易对象并进行接触、谈判→合同审批→签订合同→货物到库存（及时验货）→生产部生产→财会部付款。
上述流程完成后，进入下一个循环过程。
进行解释：
一、制订采购计划
与库存部门沟通是否有空间进行库存；与技术部门沟通本公司能否验收和发现技术上的问题并且可以使用采购物品；与财会部门沟通，付款是否有保证。
生产部门发出采购信息→采购部
→如果没有通过合同签订计划，退回到生产部重新制定采购计划→采购计划通过→采购部
二、选择交易对象并进行接触、谈判
三、签订合同
货物的运输形式为供货方运输至需货方的仓库。
付款形式货到后 日付款。
将合同交采购部专人保管。
→合同审批→签订合同
四、收货验收
及时验货，如果货物不符合合同约定立即通知采购部，采购部立即会同技术部确定供货方是否违约。如果违约立即通知供货方。
如果验收合格，及时将该批货物交由生产部进行生产。如果生产部发现货物有质量瑕疵，立即通知采购部，采购部立即通知财会部暂停付款，并立即通知供货方。同时启动备用方案，不能因为该批货物质量问题影响自己一方的生产活动。
→货物到库存
五、拖入生产
→生产部门生产→交付客户→财会部按合同约定付款→生产部门按照实际情况再次发出采购计划（进入下一个循环）。
制度安排：
在生产部门发出采购信息到采购部应当有专门负责人与技术部、财会部进行及时沟通，以确保采购及时。这个负责人最好是一位副总经理，由该副总经理对采购工作进行协调和决定最终采购计划，可以各部门部长会议或者是采购计划会议形式进行。
在制度设计当中为副总经理职位的设置和职权内容。
合同制度：
1、合同审批
采购部门选择交易对象工作当中，应当有审批制度（必须有书面合同）。
需要审批的情况（标的额在 万元以上含 为元或者其他情况必须由部长级领导的审批）。
2、书面材料管理
委托书、合同草稿（不应盖章）等签订合同需要的文件管理制度。
3、对方履约能力了解调查
对交易对方进行简单了解和重大了解（在什么情况下应当启动，如何启动，由谁去完成）
进行交易的几种模式：
1、与交易多次的客户进行协商。注意与这种客户长时间进行交易会有麻痹的意识，所以每次交易，尤其是数额较大的交易应当明确交易内容、价格、质量标准、付款期限等。
2、第一次接触的交易对象进行协商。
按照合同风险审查流程和内容进行工作。
合同的审查、修改制度。
分为不同的情况：
1、针对交易对方提供的合同草案
对方提供的合同必须由自己一方的法务人员、技术部门人员联合审查。法务人员主要审查合同的权利义务是否明确、实用；违约责任等法律内容。技术人员主要负责技术标准（验收标准）、型号、规格等技术内容。
2、自己一方提供的合同可以授权，但是应当明确什么情况