会展现场服务策划与管理.doc

会展现场服务策划与管理
第八讲会展现场服务策划与管理
本讲主要内容
会展开幕式现场策划与管理
会展布展与现场服务
会展现场的风险与安全管理
一、展会现场布置
二、VIP(very important person) 接待
三、媒体的接待和管理
四、展会开幕
五、开幕酒会服务策划
第一节会展开幕现场策划与管理
一、展会现场布置
在举办开幕仪式之前,首先要将开幕现场布置好,以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。
二、VIP(very important person) 接待
对于贵宾的接待,应给予特别的对待,从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排,对于重要贵宾还需要事先制订接待计划,上报有关负责部门和相关人员审定后执行。
第一节会展开幕现场策划与管理
三、媒体的接待和管理

展会开幕前,办展机构要与有关媒体取得联系,为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。
四、展会开幕
1、开幕时间和地点。
2、开幕式讲话稿和新闻通稿。
3、开幕方式的确定。
第一节会展开幕现场策划与管理
五、开幕酒会服务策划
开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动,它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先策划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。
开幕酒会是展会联络各方感情,与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式,因此需要精心筹划以达目的。
第一节会展开幕现场策划与管理
案例1:2005年5月16日晚《财富》论坛开幕式
现场布置:开幕式安排在天坛祈年殿, 祈年殿前方的方形空地被安排作为宴会场所,100张餐桌分为东西两区,环绕祈年殿摆放。开幕式的讲话与演出被安排在祈年殿前的丹陛桥上,两边布置几十个绘有京剧脸谱的灯光气球,还有400多盏4000瓦的探照灯射向祈年殿和舞台。
VIP接待,600多名全球企业家及夫人、400名国内政要和著名企业家参加。人均100美元的高标准餐饮,高规格安全保护,精心组织的演出(千手观音、交响乐、变脸、京剧《神州乐》等)
第一节会展开幕现场策划与管理
案例1:2005年5月16日晚《财富》论坛开幕式
开幕式:确定时间5月16日晚,地点天坛祈年殿(准备好备选方案,下雨在室内),《财富》CEO致词讲话。
酒会:西式菜品的三菜一汤,包括由蟹肉、鱼子酱等拼成的冷菜,以鹅肝、牛排为主的主菜,汤是鸡汤加馄饨,另外还有一道甜点。由凯宾斯基饭店等烹制。
第一节会展开幕现场策划与管理
练习题:
试分析《财富》论坛开幕式的特色。
大型展会或会议开幕式策划时,需要重点注意那几方面的问题?
第一节会展开幕现场策划与管理
一、办展机构现场管理
二、参展商的现场管理工作
三、撤展管理
第二节会展布展与现场服务
一、办展机构现场管理
(一)展会现场布置
(二)展会注册及入场管理
(三)展会证件与门票管理
(四)展会设备设施管理
(五)展会现场的安全管理
(六)展会现场的知识产权保护工作
(七)展会现场的相关活动管理
(八)展会现场的其他服务
第二节会展布展与现场服务
二、参展