浅谈新时期学校档案管理.doc

浅谈新时期学校档案管理 1. 目前学校档案管理存在的问题学校档案是学校直接记述和反映学校活动,保存备查和各种学校文件材料的总称。管理系统是一个教育单位不可缺少的部分, 它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要, 比如教师档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来传统方式管理文件档案存在着许多的不足: 一是接触的人员较多, 保密性较差。传统人工的方式管理文件档案, 有些教师随便进出档案室, 没有通过管理人员的允许, 随便拿取他人档案, 这样档案所接触的主体较多, 保密性能差, 而且有时会把个别材料丢失。二是容易出差错, 效率低。传统人工的方式管理文件档案, 由于信息量大, 平时领导要求查找文件, 对于只模糊知道一些标题不知道时间的文件的查询就显得不方便, 得搬出一大堆文件在找, 使档案的检索极为烦琐, 严重影响着档案管理工作人员的工作效率, 而且会找出几份无关的文件, 效率低。 2. 新时期学校档案管理工作的创新措施学校为确保档案在管理使用中不发生问题, 切实发挥它在教育教学、基础建设、人事管理等各方面的重要作用, 必须重视档案的建设和管理工作, 把档案工作作为学校重点工作来抓, 列入学校发展规划和年度计划, 并将档案工作提升到凝炼学校文化建设的高度, 抓实抓好。档案员在档案工作中遇到困难, 无论是人力、物力还是财力方面, 学校领导都要想办法帮助解决。 强化学校档案管理的法规建设。档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的学校往往有着密切的关系, 这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、管理和利用也需要法律法规加以保护。可以说, 依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。学校档案管理人员要增强档案意识,了解、熟悉、研究档案工作,认真学习《档案法》等一系列法规文件, 要根据本校的改革发展对档案工作的需求制定档案工作发展规划,备好档案管理工作所需的软、硬件,建立健全档案管理工作的各项规章制度, 使档案工作有章可循。 加强学校档案的组织管理。一是成立档案工作领导小组, 档案鉴定、销毁领导小组; 二是制定一系列的档案工作制度,如《档案利用制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定、销毁制度》等,同时制定各类材料的归档范围、保管期限和归还制度等; 三是要配备事业心、责任心较强的档案管理人员。 完善学校档案管理的服务。一是为领导决策服务。学校的档案材料中汇集着不同时期录着广大教职工工作和活动的方方面面, 反映着学校事业发展的历史过程。科学合理开发教学档案资源,不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持,也可以把握发展趋势,为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料, 为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。二是为教学科研服务。档案信息的分享性为实现教学科研信息资源的共享提供了平台。特别是在信息革命的背景下, 借助多媒体技术和现代信息技术, 对教学科研档案信息进行深层开发, 把信息资源从档案原件的外壳中解放出来, 转换成新的载体形式, 将会进一步扩大教学科研档案信息的共享面, 使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息,实现教学档案信息资源的充分共享,从而极大地提高教学档案信息的服务功能。三是为各类咨询查证服务。