公司参观接待流程和指引.doc

前 　言
［适用范围]:公司各部门
［规范目的］:为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。
ＸＸ参观接待流程和指引（流程图参见附件一)
1、接待来访前期确认工作
1。1、来访时间及宾客信息确认
。1预约到客人后,尽快确认宾客来访时间（年／月/日/时）.
。２需要尽快确认宾客的随行人数。
。3需要确认接待的地点。
1。1．4需要确认宾客信息,确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等)
１。１。5需要了解客户公司经营性质。
、接待活动主题以及来访情况确认
。1确认宾客的来访目的以及合作诚意.
.
。3明确此次来访带来的深远影响.
1。。
1。3、来访安排
1．3。１制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。
1。3。2接待安排(接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）.

客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认.
、资料稿件准备确认
：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。
1。4．２办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。
1。4。3产品参数表、样品等,应事先与相关人员联系以确保无误。
１．4。４重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》,呈总经理、副总经理及市场部经理.
1。5、成立接待小组(详情参见附件二）
根据每次接待情况的不同，组建接待小组。
。１接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人,接待结束后负责接待信息归档、传递.
：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待.
．３接待负责人：对此次接待效果负责;需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。
（例如:宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部；讲解人员——技术支持部；等等。)
2、接待来访前期准备工作
、吃、住、行安排(详情参见附件三）
根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车).
2。２、制定参观路线
　２。2．1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。
2。2。2根据我方希望展示的方向,制定参观路线.
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　2．／参观路线流程。
2．3、公司整体布置（详情参见附表二）
２．3．1外部：
　 ①欢迎横幅
　 　②指示水牌(大堂、电梯出口、楼梯间等）
　 ③花篮／植物绿化
　 ④ＫT版签名墙
　⑤红地毯
（以上信息可以根据每次具体来访而定)　
2．3。２内部：
①红地毯（按照参观区域布置红毯)
②植物/花盆装饰
　　 ③果盘/茶水／咖啡
２。3．３特殊:
　 ①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。
　　 ②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品.
　③会客室——果盘、茶水／咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等.
　(以上信息可以根据每次具体情况而定）
2。４、采购接待所需物品(详情参见附表二)
根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程:
①接待小组提出一定诉求；
②行政部门制作预算报价呈批；
③行政部获批后进行采购；
④根据要求进行布置/装饰.
　*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）
　*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等)
　 ＊特殊用品(机器设备等)
２。５、员工面貌整理（详情参见附件四）
统一要求全体员工职业装接待.
２．6、人员安排（详情参见附表二)
2．（整体调控各项事物的顺利进行,例:总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等.)
2。6。２各环节负责人
。3礼仪人员
2。6。４其他人员
3、接待来访当日具体工作
3。１、车辆待命
根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表(具体方案由行政部主要策划).
:
①一级—-高级接待
＊高级商务车(丰田三花、奔驰商务等).
　 ＊高级轿车(奔驰、宝马等）。
②二级——中级接待
　 ＊中级商务车(别克商务、日产商务等）。
　　 *中级轿车(雷克萨斯、大众等）。
　 ③三级—-普通接待
＊普通商务车（东风商务